Grip op informatie!

In november 2020 verscheen vanuit de VNG de wegwijzer Gemeenten op weg naar grip op informatie. Deze opent met de stelling dat meer dan ooit het van belang is om als gemeente open en transparant te zijn. Dit draagt bij aan maatschappelijk draagvlak voor beleid, vertrouwen in de overheid en de goede werking van de lokale democratie. Het op orde hebben van de informatiehuishouding is een randvoorwaarde voor zo’n open en transparante overheid. De genoemde Wegwijzer biedt een overzicht van instrumenten die kunnen helpen bij het op orde brengen van de informatiehuishouding. 

Regionaal is er behoefte om deze landelijke instrumenten aan te vullen met regionale aspecten, toegespitst op de situatie binnen het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) en de deelnemende gemeenten. Dit kunnen afwijkingen zijn op de in de Wegwijzer genoemde instrumenten (denk aan de model archiefverordening en het sjabloon voor het kwaliteitssysteem), maar ook instrumenten die in de Wegwijzer ontbreken (zoals de overbrenging). 

De indeling is niet, zoals de Wegwijzer, op basis van de instrumenten, maar naar onderwerp. Deze zijn in een schema geplaatst en worden daarna kort toegelicht: wat is de (wettelijke) basis, wat moet er onder worden verstaan en welke handreikingen en modellen stelt het SNWV hiervoor beschikbaar. De modellen en invullijsten zijn beschikbaar in Word of Excel afhankelijk van het gebruik.

Om inzicht te krijgen in de verschillende bronnen en instrumenten zijn deze in een schema geplaatst (zie figuur 1). Deze is verdeeld in vier vlakken:

  • Landelijke regelgeving en normen: dit betreffen de Archiefwet en de onderliggende regelgeving, de NEN/ISO normen en de verschillende handreikingen die onder andere door de VNG worden uitgebracht. Dit onderdeel wordt in deze notitie niet verder uitgewerkt.
  • Lokale regelgeving en beleid (hoofdstuk 3): dit behelst de archiefverordening en de beheerregeling informatiebeheer, beleidsstukken die betrekking hebben op het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie (bewaarstrategie) en hoe om te gaan met het informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden.
  • Lokale regelgeving en beleid (hoofdstuk 3): dit behelst de archiefverordening en de beheerregeling informatiebeheer, beleidsstukken die betrekking hebben op het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie (bewaarstrategie) en hoe om te gaan met het informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden. Uitvoeringsinstrumenten (hoofdstuk 4): dit zijn verschillende instrumenten die de gemeenten vanuit het SNWV krijgen aangereikt om uitwerking te geven aan het op orden brengen en houden van het informatiebeheer.  
  • Niet alle instrumenten, die in de hoofdstukken hierna worden genoemd, staan op zichzelf; er zijn altijd raakvlakken en overlappingen. Getracht wordt om dubbele informatie zoveel als mogelijk te vermijden en in plaats daarvan verwijzingen aan te brengen.

Begrippen en definities
Binnen de informatiehuishouding en daarmee ook in de aangereikte instrumenten worden tal van begrippen gebruikt. Daarbij komt het voor dat verschillende begrippen eenzelfde betekenis hebben of dat een begrip op verschillende manieren wordt uitgelegd. Binnen de instrumenten worden uniforme begrippen met eenduidige definities gebruikt. Deze sluiten zoveel als mogelijk aan op de landelijke begrippen en definities. Alle begrippen en definities zijn vastgelegd in een afzonderlijk document. Als het relevant is worden begrippen in de afzonderlijke instrumenten toegelicht. 

Handreikingen en modellen 

Verordeningen en regelgeving 

Basis 
Artikel 30 en 32, lid 2 Archiefwet 1995. 

Toelichting 
De gemeenteraad dient een tweetal verordeningen op te stellen: één voor wat betreft de zorg en één voor het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven. De VNG heeft hiervoor één model opgesteld waarin beide onderdelen zijn opgenomen. Het SNWV heeft een eigen model die uitgebreider is. Deze is meer gebaseerd op het oude model van de Lopai en heeft mede als doel om het bestuur en management bewust te maken van de verantwoordelijkheid die zij hebben ten aanzien van de archiefzorg en het archiefbeheer. Ter uitwerking van de archiefverordening is er een model Beheerregeling informatiebeheer opgesteld. 

Handreikingen en modellen 

Beleid 

Basis 
Artikel 3 en 11 Archiefbesluit 1995, hoofdstukken 2 en 3 Archiefregeling. 

Toelichting 
Het is voor een overheidsorganisatie van cruciaal belang om te beschikken over de juiste informatie bij de aanpak van maatschappelijke en bestuurlijke opgaven. Een goed functionerende informatiehuishouding is hiervoor essentieel. In een Strategisch Informatie Overleg wordt alle relevante kennis en expertise in het informatiedomein bijeengebracht. 

Daarnaast moeten archiefbescheiden vanaf het moment van ontstaan beschikbaar en bruikbaar zijn voor eenieder die daar recht op heeft en voor zolang dat noodzakelijk is. Hiervoor geldt dat, in geval deze archiefbescheiden voor permanente bewaring in aanmerking komen, hierin voor een periode van ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Dit vereist dat er maatregelen genomen moeten worden om deze duurzaamheid te waarborgen. Al deze maatregelen kunnen worden samengebracht in een bewaarstrategie. 

Handreikingen en modellen 

Samenwerking 

Basis 
Artikel 3, 4, 40 en 41 Archiefwet 1995. 

Toelichting 
Gemeenten zijn zelfstandige organen die belast zijn met een groot aantal taken. Dit zijn publiekrechtelijke taken (ook wel overheidstaken genoemd) die voortvloeien uit wet- en regelgeving, en privaatrechtelijke taken. Deze taken kan de gemeente zelf uitvoeren maar zij kan daarbij ook een samenwerking aangaan met een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke partij. Dit wordt dan aangeduid als een samenwerkingsverband. Omdat een gemeente een publiekrechtelijk orgaan is, met een gekozen bestuur, moet zij verantwoording kunnen afleggen voor de door of namens haar uitgevoerde taken. Voor deze verantwoording is het noodzakelijk dat het informatiebeheer bij de gemeente en de met haar samenwerkende partijen op orde is. 

Handreikingen en modellen 

Duurzame toegankelijkheid 

Basis 
Artikel 3, Archiefwet 1995, artikel 11 en 12 Archiefbesluit 1995, hoofdstuk 2 en 3 Archiefregeling. 

Toelichting 
Duurzame toegankelijkheid kan, als afgeleide van de definitie van het Nationaal Archief, worden omschreven als informatie die gedurende de vastgestelde bewaartermijn vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig is voor eenieder die daar recht op heeft en dat bestand is tegen veranderingen van elke aard. Dit geldt voor zowel analoge als digitale informatie. Om deze duurzame toegankelijkheid te realiseren moet een organisatie daar verschillende maatregelen voor treffen. Die maatregelen hebben betrekking op de tijdige overbrenging van de archiefbescheiden, zowel digitaal als analoog, en voor wat betreft digitale archiefbescheiden op afspraken over metagegevens en bestandsformaten, op het ontwerp en inrichting van applicaties (‘archivering by design’) en op de migratie en conversie van de informatie. 

Handreikingen en modellen 

Waardering en selectie 

Basis 
Artikel 5 Archiefwet 1995 en artikel 3, 3a, 4 en 5 Archiefbesluit 1995. 

Toelichting 
Bovengenoemde artikelen hebben betrekking op de selectielijsten. Volgens artikel 5 van de Archiefwet 1995 is de zorgdrager verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen: waardering van archiefbescheiden, met als resultaat de selectielijsten. Bij selectie worden aan archiefbescheiden waarderingsbeslissingen toegekend: de bewaartermijnen. Selectie vindt plaats op dossier- of zaakniveau op grond van de selectielijsten, waarbij de archiefbescheiden na het verstrijken van de bewaartermijn worden vernietigd of na het verstrijken van de wettelijke termijn worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats of e-depot. 

Handreikingen en modellen 

Vervanging 

Basis 
Artikel 7 Archiefwet 1995, artikel 2, 6 en 8 Archiefbesluit 1995 en artikel 26a en 26b Archiefregeling. 

Toelichting 
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Uiteraard alleen als de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. In de Archiefregeling wordt dit in de genoemde artikelen uitgewerkt. De leidraad van het SNWV geeft de elementen aan die in een handboek moeten worden opgenomen en uitgewerkt, gebaseerd op de eisen vanuit de Archiefregeling.  

Handreikingen en modellen 

Kwaliteitscontroles 

Basis 
Artikel 16 Archiefregeling. 

Toelichting 
Op grond van genoemd artikel moet de zorgdrager ervoor zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Met andere woorden, zij dient te beschikken over een kwaliteitssysteem. De VNG heeft hiervoor KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden) en KIDO Light beschikbaar gesteld. Vanuit het SNWV zijn deze en andere eisen voor wat betreft strategisch en tactisch niveau in een sjabloon opgenomen. 

Handreikingen en modellen 

Archiefinspecties 

Basis 
Artikel 4, 21 en 32 Archiefwet 1995, artikel 13 Archiefbesluit 1995, hoofdstuk 4, 5, 6 en 7 Archiefregeling. 

Toelichting
Het toezicht op de niet overgebrachte archieven van de gemeenten en de is belegd bij de archivaris. Daartoe worden door het SNWV in ieder geval om de twee jaar archiefinspecties uitgevoerd bij de deelnemende gemeenten en de in het werkgebied van het SNWV gevestigde gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast kunnen inspecties worden uitgevoerd op specifieke onderdelen, waaronder de archiefruimten. Ook wordt toezicht uitgeoefend op andere samenwerkingsverbanden waaraan de gemeenten deelnemen. Inspecties resulteren in toezicht- of inspectierapporten; bij afwijkingen of gebreken worden aanbevelingen gegeven om hierin verbetering aan te brengen. 

Handreikingen en modellen 

Audits 

Basis 
Geen. 

Toelichting 
Het informatie- en archiefbeheer bij de gemeenten is ondergebracht in verschillende processen. Veel van deze processen zijn beschreven, maar deze procesbeschrijvingen hebben alleen waarde als er conform deze beschrijvingen wordt gewerkt. Door middel van audits, eenmalig of periodiek, kan worden onderzocht of de procesbeschrijvingen nog actueel zijn en of er conform gewerkt wordt. Op basis van de door het SNWV uitgebrachte handreikingen kunnen in ieder geval audits worden uitgevoerd op een handboek vervanging, op taakspecifieke applicaties en op archiefruimten. Een audit resulteert in een auditrapport; bij afwijkingen of gebreken worden aanbevelingen gegeven om hierin verbetering aan te brengen. 

Handreikingen en modellen 

 

Downloads

GOI - Begrippen Definities.pdf