Digitale ondersteuning van het werk of volledig digitaal werken is niet meer weg te denken. De gegevens die daarbij ontstaan worden opgeslagen en kunnen met apparatuur en programmatuur worden (her)gebruikt. Verschillende redenen, zoals bijvoorbeeld verouderde programmatuur, maken het op enig moment nodig om apparatuur en programmatuur te vervangen. Om het (her)gebruik van de gegevens te waarborgen zal gebruik moeten worden gemaakt van de mogelijkheid tot conversie of migratie.
Het migreren of converteren van gegevens en/of applicaties zijn geen routinematige bezigheden. Deze handreiking geeft handvatten om een procedure te volgen waar, naast de conversie of migratie, ook documentatie ontstaat die gebruikt kan worden voor de verklaring van de zorgdrager over de uitgevoerde conversie of migratie. Iedere conversie of migratie staat echter op zich en heeft zijn eigen specifieke karakter waar deze handreiking wellicht niet in voorziet. De handreiking zal worden aangevuld en aangepast naar ervaringen die zijn opgedaan bij conversie- en migratietrajecten die zich in de toekomst zullen worden doorlopen.
Migratie en conversie
Artikel 25 lid 1 van de Archiefregeling stelt voorwaarden aan het moment en de wijze van conversie, migratie of emulatie. Lid 2 draagt de zorgdrager op om van de conversie of migratie een verklaring op te stellen. In ieder geval dient die een specificatie te bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst, of na de conversie of migratie aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan.
De Archiefregeling definieert migratie als ‘overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform’. NEN-ISO 15489-1 formuleert het als het proces waarbij archiefstukken van de ene hardware- of softwareconfiguratie naar een andere wordt verplaatst zonder het formaat te wijzigen. Dit in tegenstelling tot conversie, wat gedefinieerd wordt als het proces van het ene naar een ander formaat omzetten van archiefstukken. (Bestands)formaat is in dit verband de code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.
Artikel 25 staat in hoofdstuk 3 paragraaf 2 van de Archiefregeling, een paragraaf die betrekking heeft op te bewaren digitale archiefbescheiden. Maar omdat ook op termijn te vernietigen archiefbescheiden voor migratie of conversie in aanmerking zullen komen, is het raadzaam om deze handreiking ook daarop toe te passen.
Als bijlage 1 is een beslisboom bijgevoegd in welke gevallen er een migratieverklaring moet worden opgemaakt. Het is niet eenvoudig om te bepalen of het gaat om archiefinformatie. Betrek daarom een interne functionaris die op de hoogte is van de archieffunctie van informatie of een externe functionaris van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe.
Op een moment dat programmatuur moet worden vervangen omdat het niet meer kan voldoen aan de geordende en toegankelijke staat zal er conversie of migratie uitgevoerd moeten worden. Er kunnen ook andere (bedrijfseconomische) redenen zijn om programmatuur te vervangen waarbij conversie of migratie aan de orde komt. Een conversie of migratie moet zodanig worden uitgevoerd dat voldaan kan worden aan de eisen van geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden conform hoofdstuk 3 van de Archiefregeling.
Om tot een gedegen procedure van conversie of migratie over te gaan is een migratieplan met een (geïntegreerd) testplan een vereiste als onderliggend document voor de verklaring van conversie of migratie als bedoeld in artikel 25 lid 2 van de Archiefregeling. Het migratieplan beschrijft het gehele proces van migratie of conversie. Hoofdstuk 6 geeft aan wat voor de verklaring noodzakelijk is om in het migratieplan op te nemen. Een migratieplan zal echter meer informatie bevatten zoals voorbereidende inventarisatie, de migratietool, rollen en verantwoordelijkheden, enz. Het (geïntegreerde) testplan beschrijft wat en hoe er wordt getest en wat het resultaat moet zijn. Het testen van de migratie levert testverslagen op die als onderliggend stuk dienen bij de verklaring van conversie of migratie van de zorgdrager.
Dit hoofdstuk geeft een weergave van de stappen en daarbij behorende informatie die nodig is voor de verklaring van conversie of migratie die samen met de eisen en wensen van de organisatie moet worden beschreven. Het stappenplan is onderverdeeld in vier stappen:
- Vooronderzoek
- Voorbereiding
- Uitvoering
- Nazorg
Voor de toepassing van dit stappenplan heeft het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe een Excel-werkblad opgesteld. Deze kan als hulpmiddel worden gebruikt voor het doorlopen van de stappen en het verantwoorden ervan.
Bij het opstellen van de verklaring kan verwezen worden naar de documenten of passages daaruit. Wat betreft de specificatie van de digitale archiefbescheiden kan worden verwezen naar de passage in het migratieplan waar onderdelen 1.3 en 1.4 uit het stappenplan zijn beschreven. Voor de wijze van testen en het resultaat daarvan kan worden verwezen naar het testplan, het testprotocol en de resultaten van het testen. Het Streekarchivariaat heeft een model voor een verklaring van migratie en/of conversie opgesteld.
