Bewaarstrategie

Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat de zorgdrager zodanige voorzieningen ten aanzien van permanent te bewaren archiefbescheiden treft, dat bij het raadplegen hiervan na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Dit wordt met name uitgewerkt in de hoofdstukken 2 en 3 van de Archiefregeling die in 2010 in werking is getreden.

Het hoofdstuk 'wettelijk kader' geeft voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden in het kader van de duurzaamheid ervan. Dit betreft voornamelijk eisen aan materialen zoals papier, film, omslagen en archiefdozen. Ook wordt de tijdige omzetting op nieuwe dragers geregeld, als deze verloren dreigen te gaan of onleesbaar worden.

Het hoofdstuk 'elementen' gaat in op de geordende en toegankelijke staat van te bewaren archiefbescheiden. Onderwerpen in dit hoofdstuk zijn het kwaliteitssysteem (artikel 16), context en authenticiteit (artikel 17), ordeningsstructuur (artikel 18) en metagegevens (artikel 19). De artikelen 21 t/m 26 geven bijzondere voorschriften ten aanzien van te bewaren digitale archiefbescheiden. 

Een bewaarstrategie omvat een aantal elementen die hierna zullen worden benoemd, toegelicht en uitgewerkt. Het is aan de organisatie welke elementen zij in haar eigen bewaarstrategie wil opnemen en welke beleidskeuzes zij daarbij maakt. Het wordt aangeraden om de bewaarstrategie in grote lijnen vast te stellen. Dat maakt het eenvoudiger om beleidskeuzes voor de lange termijn te maken en het maakt de bewaarstrategie overzichtelijk. De verschillende onderdelen kunnen daarna worden uitgewerkt in afzonderlijke documenten. 

Inleiding
De inleiding geeft de achtergrond van de bewaarstrategie en definieert deze in het kader van de duurzame toegankelijkheid. Hierin kunnen ook de relaties tot andere gemeentelijke beleidsdocumenten worden vermeld, zoals het informatiebeleid. Eventueel kunnen hier de elementen worden genoemd die in de bewaarstrategie aan de orde komen. Neem hierin ook op, op welke wijze de inhoud is afgestemd met het SNWV (zie ook 'Procedure'). De inleiding kan ook dienen als leeswijzer en/of managementsamenvatting. 

Wettelijk kader
Het wettelijk kader omvat, naast het kapstokartikel 11 van het Archiefbesluit 1995, twee volledige hoofdstukken van de Archiefregeling. Voor een gemeentelijke bewaarstrategie kan worden volstaan met het noemen van alleen die artikelen die in het beleidsdocument worden uitgewerkt. Overigens hebben de wettelijke bepalingen alleen betrekking op permanent te bewaren archiefbescheiden. Omdat ook op termijn te vernietigen archiefbescheiden een belangrijke rol kunnen spelen in een organisatie wordt geadviseerd om de bewaarstrategie op alle archiefbescheiden van toepassing te verklaren.

Informatiebeheerregimes
Bij het inrichten van informatiebeheerregimes wordt informatie geclassificeerd in risicoklassen, veelal afhankelijk van de bewaartermijn: archiefbescheiden die permanent zijn te bewaren stellen andere eisen aan digitale duurzaamheid dan archiefbescheiden die al na een korte periode voor vernietiging in aanmerking komen. De bewaartermijnen, zoals die zijn vastgelegd in de selectielijsten, zijn onder andere gebaseerd op een risicoanalyse: hoe lang is de informatie voor de organisatie nodig om het werk te kunnen uitvoeren of om zich te kunnen verantwoorden.

Het indelen van informatie in risicoklassen kan ook worden gebaseerd op de mate van vastlegging van (bijzondere) persoonsgegevens of op informatiebeveiliging. Door deze classificering ook in een bewaarstrategie op te nemen kan van elk soort informatie de risicoklasse vanuit verschillende gezichtspunten worden bepaald (laag, middel, hoog) en kunnen de eisen aan deze archiefbescheiden daarop worden afgestemd. 

Ordeningsstructuur
Op grond van artikel 18, lid 1 van de Archiefregeling moet er een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden zijn, geordend overeenkomstig de daarvoor geldende ordeningsstructuur. Voor de analoge archieven wordt hiervoor veelal de Basisarchiefcode gebruikt. Met de overstap naar digitaal werken wordt in de meeste gevallen een zaaktypecatalogus als ordeningsstructuur gehanteerd.

Leg in de bewaarstrategie vast welke ordeningsstructuur er voor elk archief gehanteerd wordt. Het gaat dan niet alleen om het zaaksysteem, maar ook om informatie in taakspecifieke applicaties. Een uitgangspunt kan zijn dat voor de gehele organisatie één zaaktypecatalogus wordt gebruikt. Ook kan worden vastgelegd dat de zaaktypecatalogus wordt ingezet als applicatieoverzicht, als verwerkingsregister ingevolge de AVG en voor het vastleggen van gegevens in het kader van de informatiebeveiliging.

Het SNWV heeft een handreiking opgesteld waarin onder andere wordt ingegaan op de vraag wat een ordeningsstructuur van een archief is.

Archiving by design
Door het toepassen van digitaal en zaakgericht werken wordt al bij de start van een zaak een dossier gevormd, wordt er al gearchiveerd. Daarbij gaat het niet alleen om de archiefbescheiden, maar ook om de procesinformatie die tijdens de behandeling van de zaak wordt vastgelegd. De zaaksystemen en de daaraan gekoppelde document- en recordmanagementsystemen zijn hierop ingericht en de organisatie is in staat om met deze systemen de informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden.

Dat ligt anders bij de taakspecifieke applicaties, applicaties die gebouwd zijn om één of enkele specifieke taken uit te voeren. Denk hierbij aan systemen voor vergunningen, toezicht en handhaving (VTH), systemen voor gebruik in het sociaal domein, voor het heffen en invorderen van belastingen, enz. Deze systemen zijn primair gericht op het behandelen van de zaak en minder of soms zelfs helemaal niet op de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden. Als in taakspecifieke applicaties wordt gearchiveerd moet hier bij de inrichting (‘design’) van deze applicaties rekening mee worden gehouden. Dit wordt vervat in het begrip ‘archiving by design’.

Leg in de bewaarstrategie vast of en op welke wijze dit principe wordt vormgegeven. In de eerste plaats de keuze of taakspecifieke applicaties kunnen worden ingezet voor duurzaam informatiebeheer of dat dit voorbehouden blijft aan het document- en recordmanagementsysteem. In het eerste geval moet worden vastgelegd hoe de organisatie omgaat met het voornemen tot het invoeren of wijzigen van taakspecifieke applicaties. Bijvoorbeeld het opstellen van een toetsingskader, een verplichte toets om te beoordelen in welk informatiebeheerregime de applicatie valt en het betrekken van recordmanagers of vergelijkbare specialisten bij verandertrajecten. In het tweede geval, beheer vindt alleen plaats in het document- en recordmanagementsysteem, moet worden aangegeven hoe dit gerealiseerd wordt in relatie tot de taakspecifieke applicaties. Bijvoorbeeld door middel van koppelingen of export van gegevens.

Het SNWV heeft een handreiking met daarin een toetsingskader opgesteld waaraan applicaties minimaal moeten voldoen als deze wordt ingezet voor archiefbeheertaken.

Opslagmedia
Voor het digitaal informatiebeheer staat de organisatie tal van opslagmedia ter beschikking: lokale servers, externe servers, opslag in de cloud, maar ook persoonlijke opslag op lokale computers en in persoonlijke digitale postbussen. Elke vorm van opslag heeft zijn voor- en nadelen en de nodige aandachtspunten, zoals back-up, uitwijk in geval van calamiteiten, plaats van de servers, beveiliging, toegang, afwezigheid of vertrek van een medewerker, enz. Deze aspecten zullen ook aan de orde komen in het informatiebeleid. Binnen de bewaarstrategie heeft vooral de duurzame toegankelijkheid van de informatie de aandacht en de wijze van opslag speelt hierin een belangrijke rol. In de bewaarstrategie moeten minimaal de uitgangspunten voor opslag van informatie worden vastgelegd. Het informatiebeleid en de op basis daarvan opgestelde documenten sluiten aan op deze uitgangspunten en kunnen daar verder worden uitgewerkt.

Metagegevens
Een aantal artikelen in de Archiefregeling heeft betrekking op metagegevens. Artikel 19 bepaalt dat de zorgdrager een metagegevensschema vaststelt als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006^[1]. Daarin wordt een metagegevensschema omschreven als een logisch geheel dat de relaties tussen de metagegevens weergeeft, door regels vast te stellen voor het gebruik en beheer van metagegevens, met name de betekenis, de wijze van vastlegging en het wel of niet verplicht vastleggen.

Dit zijn in ieder geval metagegevens waarmee de aspecten met betrekking tot de context en authenticiteit van archiefbescheiden zoals bedoeld in artikel 17 van de Archiefregeling. Voor digitale archiefbescheiden wordt hier in artikel 24 van de Archiefregeling een aanvulling op gegeven.

Het SNWV heeft een model voor een metagegevensschema opgesteld die is gebaseerd op het TMLO^[2]. Het TMLO is inmiddels vervangen door het MDTO. Vanuit het SNWV zal worden onderzocht op welke wijze deze kan worden gebruikt als metagegevensschema voor de gemeenten, waarbij rekening wordt gehouden met het e‑Depot in beheer bij het SNWV. De locatie van ons metadatamodel op onze website wordt nog geregeld.

In de bewaarstrategie kan worden volstaan met het vastleggen dat er een metagegevensschema wordt vastgesteld en welk model hiervoor wordt gehanteerd. Eventueel kan het bestuursorgaan of functionaris worden genoemd die het metagegevensschema vaststelt en welke rol het SIO hierin speelt.

^[2] NEN-ISO 23081-1:2006
^[4] Metadatamodel Noordwest-Veluwe, Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe, 4 oktober 2018. 

Bestandsformaten
De wereld van digitale bestanden kent vele bestandsformaten, de code volgens welke de digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen open en leveranciersspecifieke bestandsformaten. Deze laatsten bemoeilijken vaak de uitwisseling van gegevens en de toegankelijkheid ervan. Welke bestandsformaten worden gekozen is afhankelijk van het doel, de waarde, de bewaartermijn, enz.

In geval van overbrenging of uitplaatsing van de archiefbescheiden naar het e-Depot van het SNWV worden eisen gesteld aan de bestandsformaten. Deze zijn vastgelegd in de bewaar- en beheerstrategie van het SNWV^[6]. In de bewaarstrategie van de gemeenten moeten deze bestandsformaten het uitgangspunt zijn voor de organisatie. Leg ook vast dat hiervan alleen kan worden afgeweken als het echt noodzakelijk is, dat dit dan ook moet worden vastgelegd en beargumenteerd en dat hiervoor toestemming van het SNWV nodig is. De locatie van onze bewaar- en beheerstrategie op onze website moet nog worden geregeld.

^[6] Bewaar en beheerstrategie e-Depot voor de Noordwest-Veluwe, Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe, 16 april 2019.

Migratie & conversie
De zorgdrager is verantwoordelijk om de digitale archiefbescheiden toegankelijk en geordend te houden. Als de programmatuur wijzigt of in onbruik raakt moeten er maatregelen getroffen worden, door migratie of conversie, om de toegankelijke en geordende staat te waarborgen. De verplichting tot tijdige migratie of conversie is gebaseerd op artikel 25 van de Archiefregeling.

Leg in de bewaarstrategie vast wanneer en op welke wijze tijdige migratie of conversie is geborgd, maar ook dat er een procedure moet worden vastgesteld ten aanzien van de voorbereiding en uitvoering van dit proces. Het SNWV heeft hiervoor een handreiking opgesteld.

Overbrenging
De wettelijke basis voor de overbrenging ligt in artikel 12 van de Archiefwet 1995: ‘De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats.’ Op grond van artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 gebeurt dit niet langer dan tien jaar nadat de archiefbescheiden die leeftijd hebben bereikt.

Overbrenging geldt niet alleen voor fysieke archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats maar ook voor digitale archiefbescheiden naar een e-Depot. Beide zijn in beheer bij het SNWV en voor beide zullen handreikingen worden opgesteld door het SNWV. Deze gaan in op de voorbereidende activiteiten die door de organisatie moeten worden gedaan, maar ook op de eisen die aan de over te brengen archiefbescheiden worden gesteld. Dit zijn eisen betreffende de toegankelijkheid, voor fysieke archiefbescheiden zijn dat ook de materiële eisen en voor een e-Depot de aansluiteisen.

Er is geen keuze om wel of niet over te brengen; wel hoe deze uitgevoerd gaat worden. Er moet worden vastgelegd op welke wijze wordt geborgd dat een archief in goede, geordende en toegankelijke staat wordt overgebracht. Bij omvangrijke archieven gebeurt dit door het opstellen van een archiefbewerkingsplan. Uiteraard moet deze dan aansluiten bij de door het SNWV opgestelde handreikingen. Ook kan worden aangegeven aan welke voorwaarden een archief moet voldoen om de overbrenging op te schorten, op grond van artikel 13, lid 3 Archiefwet 1995. Dit zijn al een aantal aspecten die in de bewaarstrategie kunnen worden opgenomen.

Ook kan in de bewaarstrategie worden vastgelegd of uitplaatsing van archieven zal worden toegepast. Dat wil zeggen dat archiefbescheiden voordat de overbrengingstermijn is verstreken naar een archiefbewaarplaats of e‑Depot worden overgebracht of vernietigbare archiefbescheiden hierin kunnen worden ondergebracht.

Overbrenging en uitplaatsing zijn aspecten waar het SNWV bij betrokken is als toekomstig beheerder van deze archiefbescheiden. Het is dan ook van belang dat keuzes voor dit onderdeel, maar ook de onderdelen die hier een relatie mee hebben, zoals metagegevens en bestandsformaten, worden afgestemd met het SNWV.

Kwaliteitssysteem
Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat de zorgdrager ervoor zorgt dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.

De VNG heeft een model kwaliteitssysteem opgesteld, die bekend staat als KIDO. Ook het SNWV heeft een sjabloon opgesteld voor een kwaliteitssysteem. Uiteraard kan de organisatie een eigen kwaliteitssysteem ontwikkelen, al dan niet gebaseerd op een model.

In de bewaarstrategie wordt vastgelegd welk kwaliteitssysteem zal worden gebruikt, maar ook hoe deze is of zal worden geïmplementeerd in de PDCA-cyclus.

De procedure voor het opstellen van een bewaarstrategie is geheel afhankelijk van hoe dit in de organisatie is geregeld. Eén aspect wat in ieder geval een rol speelt, is het overleg met diverse betrokkenen. En één van die betrokkenen is het SNWV: betrek de archiefdienst in een vroeg stadium bij het opstellen van een bewaarstrategie. Dit voorkomt dat er in een later stadium nog aanpassingen moeten worden gedaan of dat een vastgestelde bewaarstrategie op bepaalde punten niet aansluit op de uitgangspunten voor het archiefbeheer van het SNWV.