Samenwerkingsverbanden

Archiefwet
Relevant in dit kader zijn de artikelen 3 en 4 van de Archiefwet 1995. Artikel 3 luidt: “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking
komende archiefbescheiden.”

Artikel 4 zegt dat een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening inhoudt omtrent hun archiefbescheiden. Als er een tijdelijk overheidsorgaan wordt ingesteld, zo zegt het tweede lid, moet er worden voorzien in de bewaring van de archiefbescheiden na zijn opheffing. Het derde lid tot slot bepaalt dat, als taken worden overgedragen aan een rechtspersoon, archiefbescheiden voor maximaal twintig jaar aan die rechtspersoon ter beschikking kunnen worden gesteld; ook het toezicht op het beheer van deze archiefbescheiden moet volgens dit derde lid worden geregeld.

Hoofdstuk VII van de Archiefwet 1995 besteedt aandacht aan de archieven van andere overheidsorganen. Artikel 40 bepaalt dat een regeling als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen tevens een voorziening inhoudt omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van de bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Het derde lid bepaalt dat, zolang bij een gemeenschappelijke regeling niet is voldaan aan de verplichting tot het treffen van zo’n voorziening, de bepalingen die gelden voor de gemeente of provincie waar het ingestelde lichaam of orgaan is gevestigd, van overeenkomstige toepassing zijn.

Artikel 41 bepaalt dat de zorg voor de archiefbescheiden bij andere overheidsorganen berust bij het (dagelijks) bestuur of de persoon met enig openbaar gezag bekleed. Ter uitwerking daarvan is in artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 bepaald dat zij ten aanzien van hun archiefbescheiden beheersregels vaststellen, voorzien in voldoende ruimte voor hun archiefbescheiden en voldoende, deskundig personeel aanstellen.

Wet gemeenschappelijke regelingen
Met ingang van 1 juli 2022 is een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in werking getreden. Met deze wijziging wordt de betrokkenheid van volksvertegenwoordigers (gemeenteraden, provinciale staten en besturen van waterschappen) bij het bestuur van een samenwerkingsverband verbeterd. Zo krijgen zij meer invloed op besluiten van de gemeenschappelijke regeling.

Als gevolg van deze wijziging is er ook de verplichting om bestaande gemeenschappelijke regelingen aan te passen. De wet geeft hiervoor een implementatieperiode van 2 jaar.

Informatiebeheer versus archiefbeheer
In deze handreiking worden beide bovengenoemde begrippen gebruikt. Voor een goed begrip hiervan is het nodig om deze te definiëren.

Archiefbeheer kan worden gedefinieerd als het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan. De klassieke archiefvorming begint pas na afhandeling van de zaak als deze in papieren of digitale vorm aan de afdeling Documentaire Informatievoorziening is aangeboden.

Informatiebeheer heeft betrekking op het gehele proces ongeacht de fase van het werkproces waarin zich de informatie bevindt. Het is de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Informatiebeheer is dus inclusief het archiefbeheer.

Delegatie, mandaat en attributie
Als er taken worden overgedragen aan een ander orgaan kan dit in drie vormen: delegatie, mandaat en attributie.

Onder delegatie wordt verstaan: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent (artikel 10:13 Awb). Hierbij wordt een bestaande bevoegdheid overgedragen met als gevolg dat de gedelegeerde de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen en dat het oorspronkelijk bevoegde orgaan zijn bevoegdheid verliest. Delegatie is alleen mogelijk als de wetgeving dit toestaat.

Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid bij de mandaatverlener. De mandaatontvanger neemt de besluiten namens de mandaatverlener. De mandaatverlener blijft verantwoordelijk en juridisch aanspreekbaar voor de genomen besluiten; het besluit geldt als een besluit alsof het door het bestuursorgaan zelf is genomen. In geval van privaatrechtelijke rechtshandelingen heet de vertegenwoordigingsbevoegdheid geen mandaat maar volmacht. Bij feitelijke handelingen spreken we van machtiging.

Het begrip attributie is niet wettelijk omschreven. In de literatuur wordt attributie gedefinieerd als het bij wettelijk voorschrift in het leven roepen en toedelen van een publiekrechtelijke bevoegdheid. Een wetgever schept een bestuursbevoegdheid en kent deze toe aan een bestuursorgaan. Hiermee is ook het verschil met delegatie en mandaat duidelijk: bij de laatste twee gaat het om het doorgeven van een bevoegdheid die het bestuursorgaan niet zelf in het leven heeft geroepen, maar op basis van een wettelijk voorschrift al had toebedeeld gekregen. Attributie kan alleen plaatsvinden door een wetgever in materiële zin: een orgaan dat algemeen verbindende voorschriften kan vaststellen.

Sinds enkele jaren raakt de term ‘verbonden partij’ steeds meer ingeburgerd in de maatschappij. De enige plaats in de landelijke wetgeving waarin dit begrip wordt genoemd is in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. In artikel 1 onder b. wordt het begrip gedefinieerd: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Het begrip bestuurlijk belang wordt in dit besluit gedefinieerd als zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht.

Door verbonden partijen alleen te beperken tot die met een financieel én een bestuurlijk belang worden die partijen uitgesloten die slechts een van beide hebben of, in een enkel geval, helemaal niet. Maar als daar wel een overheidstaak wordt uitgevoerd moet ook het informatiebeheer daarvoor worden geregeld. Daarom wordt in deze notitie het bredere begrip ‘samenwerkingsverbanden’ gehanteerd. Een samenwerkingsverband moet dan worden gezien als de samenwerking tussen een overheidsorgaan
(bijvoorbeeld een gemeente) met één of meer publiekrechtelijke en/of privaatrechtelijke organen. 

De samenwerkingsverbanden kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld. Allereerst naar de wijze van uitvoering van taken, vervolgens naar vormen van samenwerking en de mogelijke rechtsvormen daarbij met afzonderlijke aandacht voor de rechtsvormen die op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) mogelijk zijn. 

Uitvoering van taken
Een eerste indeling van de samenwerkingsverbanden is naar uitvoering van taken. Een gemeente kan zijn taken op verschillende manieren uitvoeren en daarbij een samenwerking aangaan met een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij: 

• Zelf doen: gemeente houdt zelf de verantwoordelijkheid voor de uitvoering
  - Uitvoering binnen eigen organisatie.
  - Uitvoering door extern verzelfstandigen (enkelvoudige privaatrechtelijke taakbehartiging): uitvoering door een
    privaatrechtelijke rechtspersoon. 
• Samenwerken
  - Publiek-private samenwerking: de gemeente werkt samen met één of meer private partijen.
  - Bestuurlijke samenwerking: de gemeente werkt samen met andere overheden. Bij intergemeentelijke
    samenwerking is er bestuurlijke samenwerking uitsluitend tussen gemeentebesturen.
• Uitbesteden: aan een private partij of marktpartij.
  - Via opdrachtverlening.
  - Via subsidie.

Vormen van samenwerking en rechtsvormen
Bij de tweede indeling wordt gekeken naar de verschillende rechtsvormen. De indeling is ontleend aan de Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden van november 2021. In het hoofdstuk 'enkele begrippen' worden de verschillende rechtsvormen uitgebreid beschreven. In deze notitie wordt volstaan met een beknopt overzicht; de rechtsvormen op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen worden in de paragraaf 'rechtsvormen in de Wgr' verder uitgewerkt. 

Afstemming
Er worden geen taken over en weer uitgevoerd, er wordt geen nieuwe organisatie opgericht en de bevoegdheden blijven bij de deelnemende organen.

• Publiekrechtelijk:
  - Regeling zonder meer (zie rechtsvormen in de Wgr).
  - Bevoegdhedenovereenkomst: publiekrechtelijke overeenkomst over het gebruik van een publiekrechtelijke
    bevoegdheid.
  - Convenant: een afspraak van de overheid met een of meer partijen gericht op het realiseren van bepaalde
    (beleids-)doelstellingen.
• Privaatrechtelijk:
  - Bestuursovereenkomst: lichte juridische vorm van intergemeentelijke samenwerking waarvoor een bestuurlijk
    overlegplatform in het leven wordt geroepen; er is geen afzonderlijk bestuur.
  - Bestuurlijke samenwerking: de gemeente werkt samen met andere overheden.
  - Beleidsovereenkomst: privaatrechtelijke overeenkomst m.b.t. een bepaald beleidsdoel over het gebruik van
    privaatrechtelijke bevoegdheden

Netwerkconstructie
Eén organisatie is belast met een taak voor alle deelnemers, er wordt geen nieuwe organisatie of orgaan opgericht.

• Publiekrechtelijk:
  - Centrumregeling (zie Rechtsvormen in de Wgr).
• Privaatrechtelijk:
  - Dienstverleningsovereenkomst (overeenkomst tot opdracht): privaatrechtelijke overeenkomst waarin de ene
    gemeente taken uitvoert voor de andere.

Zelfstandige organisatie
Er is een bevoegd orgaan en eventueel een nieuw rechtspersoon belast met de uitvoering van de taak t.b.v. de deelnemers en waar overheidsorganen in vertegenwoordigd zijn.

• Publiekrechtelijk:
  - Gemeenschappelijk openbaar lichaam (zie Rechtsvormen in de Wgr).
  - Gemeenschappelijk orgaan (zie Rechtsvormen in de Wgr).
  - Bedrijfsvoeringsorganisatie (zie Rechtsvormen in de Wgr).
• Privaatrechtelijk:
  - Naamloze vennootschap (n.v.): rechtspersoon met aandelen die vrij overdraagbaar zijn.
  - Besloten vennootschap (b.v.): rechtspersoon met aandelen die niet vrij overdraagbaar zijn.
  - Vereniging: rechtspersoon met leden gericht op een bepaald doel.
  - Coöperatie: bijzondere vorm van een vereniging; voorziet haar leden in bepaalde stoffelijke behoeften krachtens
    overeenkomsten.
  - Stichting: rechtspersoon zonder leden; beoogt een in de statuten vermeld doel te verwezenlijken.

Rechtsvormen in de Wgr
De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) faciliteert de samenwerking tussen overheden. De Wgr onderscheidt vijf samenwerkingsvormen.

Openbaar lichaam
Een gemeenschappelijke regeling met een openbaar lichaam heeft de volgende kenmerken:

• Het heeft rechtspersoonlijkheid.
• Het heeft een vestigingsplaats.
• Vrijwel alle bevoegdheden kunnen worden overgedragen, incl. verordenende bevoegdheden.
• Het heeft een algemeen en een dagelijks bestuur.

Bedrijfsvoeringsorganisatie
De bedrijfsvoeringsorganisatie heeft de volgende kenmerken:

• Het heeft rechtspersoonlijkheid.
• Het heeft een vestigingsplaats.
• Het heeft één bestuur (bestaande uit collegeleden).
• Het kan uitsluitend de volgende taken uitvoeren:
  - Bedrijfsvoeringstaken: ondersteunende administratieve taken die vallen onder de gemeentesecretaris/algemeen
    directeur; er is geen sprake van publiekrechtelijke bevoegdheidsuitoefening.
  - Uitvoeringstaken: het geven van beschikkingen; er is sprake van publiekrechtelijke bevoegdheidsuitoefening.

Gemeenschappelijk orgaan
Dit is een lichtere vorm van samenwerking op basis van de Wgr. Het heeft de volgende kenmerken:

• Het heeft geen rechtspersoonlijkheid.
• Het heeft een vestigingsplaats.
• Bevoegdheden per delegatie of mandaat, maar is beperkt in raadsbevoegdheden.
• Het heeft een dagelijks bestuur.

Centrumregeling
Bij deze vorm van samenwerking worden taken bij één of meerdere centrumorganisaties ondergebracht en heeft de volgende kenmerken:

• Er is geen orgaan.
• Samenwerking vindt plaats op contractuele basis.
• Bevoegdheden uitsluitend in mandaat (met uitzondering van belastingen in attributie).
• Er zijn twee vormen:
  - Enkelvoudige centrumregeling: één gemeente is als centrumgemeente aangewezen en voert taken uit voor de
    gastgemeenten.
  - Meervoudige centrumregeling: meerdere gemeenten zijn als centrumgemeenten aangewezen, waarbij iedere
    deelnemer een taakveld voor zijn rekening neemt.

Regeling zonder meer
Hierbij is er een samenwerking op grond van de Wgr zonder gebruik te maken van een openbaar lichaam, gemeenschappelijk orgaan of bedrijfsvoeringsorganisatie. De kenmerken zijn:

• Een publiekrechtelijke overeenkomst.
• Er is geen overdracht van bevoegdheden (indien er mandaat plaatsvindt is er feitelijk sprake van een centrumregeling).

Om het informatiebeheer bij de partijen waarmee wordt samengewerkt op orde te brengen en te houden is het verkrijgen van inzicht in deze partijen het startpunt: welke overheidstaken zijn belegd bij of uitbesteed aan andere organisaties; in welke vorm; welke rechtsvorm is gebruikt? Het uitvoeren van zo’n inventarisatie is een arbeidsintensieve aangelegenheid, die de gemeente zelf dient uit te voeren. Uiteraard kan het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) hierin adviseren.

Er zijn verschillende bronnen die gebruikt kunnen worden voor de inventarisatie. Bij documentaire bronnen kan men denken aan de begroting en jaarrekening van de gemeente, besluitenlijsten van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad, het zaaksysteem en een subsidieregister. Maar ook bij diverse medewerkers in de organisatie is kennis hierover aanwezig, zoals bij juristen, controllers en beleidsmedewerkers.

Het inzicht in welke overheidstaken zijn ondergebracht bij andere partijen is relevant voor het bepalen van de risico’s op het gebied van duurzaamheid, privacy en informatiebeveiliging. De informatie kan op grond deze risico’s worden ingedeeld in risicoklassen zoals die zijn vastgelegd in een bewaarstrategie voor duurzaam (digitaal) informatiebeheer. Als de gemeente hierover nog niet beschikt is het raadzaam om in ieder geval het onderdeel van de risicoklassen uit te werken om deze te kunnen toepassen op het informatiebeheer bij de samenwerkingsverbanden.

Als laatste moet ook geïnventariseerd worden of, en zo ja hoe het informatie- en archiefbeheer in de bestaande regeling voor of overeenkomst met de samenwerkende partij is geregeld. Mogelijk zijn er aanvullende dienstverleningsovereenkomsten opgesteld. De controlelijst samenwerkingsverbanden van het SNWV kan hiervoor als hulpmiddel worden ingezet.

Het resultaat van deze inventarisatie is een overzicht van alle overheidstaken die in samenwerkingsverbanden zijn ondergebracht, welke informatie hierbij een rol speelt, welke risico’s daaraan zijn verbonden en wat er voor het informatiebeheer is geregeld. De uitkomsten hiervan zijn bepalend voor de volgorde van de uit te voeren vervolgacties. Wordt in een samenwerkingsverband weinig informatie vastgelegd met een laag risico dan heeft het regelen ervan geen hoge prioriteit. Anders is dat als er gevoelige informatie voor langere tijd wordt vastgelegd en er met de samenwerkende partij op het gebied van informatiebeheer nog niets of weinig is geregeld.

Het regelen van het informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden is een complexe aangelegenheid. Dit wordt vooral in de hand gewerkt door de verschillende vormen van samenwerking, waardoor er geen eenduidige regeling kan worden getroffen.

Punten van aandacht
Om het informatiebeheer in een samenwerkingsverband op orde te brengen en te houden moet hier aandacht aan worden besteed en het een en ander worden geregeld. Dit strekt zich uit over een breed spectrum; denk hierbij aan de volgende zaken:

• Regeling van het informatiebeheer: dit kan, in het geval van een publiekrechtelijk orgaan, worden vastgelegd in een eigen verordening en/of beheerregeling en omvat dan zorg voor het beheer van de archiefbescheiden. Het kan worden uitgebreid met andere aspecten van het informatiebeheer. 
• Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s): hierin wordt vastgelegd op welke wijze het informatiebeheer wordt uitgevoerd en worden de verantwoordelijkheden geregeld. Een DVO kan voor een publiekrechtelijk orgaan een aanvulling zijn op de bovengenoemde regelingen, zeker als taken in mandaat worden uitgevoerd. Het opstellen van een DVO wordt in geval van onderbrenging van taken bij een privaatrechtelijk orgaan sterk aangeraden.
• Informatiebeveiliging: het gaat hierbij onder andere om een risico-inventarisatie en het vastleggen van bevoegdheden.
• Bescherming van persoonsgegevens: er mogen niet meer persoonsgegevens worden vastgelegd dan noodzakelijk is en deze moeten tijdig worden vernietigd.
• Opslag van informatie op servers of in archiefruimten: het bewaren van digitale overheidsinformatie dient te gebeuren in goedgekeurde serverruimten op Europese bodem en analoge informatie in goedgekeurde archiefruimten.
• Vernietiging van informatie: informatie moet tijdig worden vernietigd conform de geldende selectielijsten.
• Controle en toezicht: de gemeente moet als eigenaar controle kunnen uitoefenen op het gevoerde informatiebeheer, maar ook de archivaris moet toezicht kunnen houden op de naleving van de bepalingen in de Archiefwet 1995 en de daarop gebaseerde regelgeving.
• Kosten: de financiering van de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer moet zijn geborgd en komen meestal ten laste van de uitvoerende partij.
• Beëindiging, opheffing: bij het vaststellen van een regeling of het aangaan van een overeenkomst moet worden geregeld wat er met de informatie en de archiefbescheiden gebeurt als de gemeente uittreedt, de organisatie wordt opgeheven of de overeenkomst wordt ontbonden.

Welke bepalingen waarin worden vastgelegd is afhankelijk van een aantal factoren. Welke rechtsvorm wordt gebruikt, is er sprake van delegatie, mandaat of attributie? Door het grote aantal vormen van samenwerking is het niet mogelijk om precies aan te geven welke bepalingen relevant zijn en waarin die moeten worden vastgelegd. Het hiernavolgende richt zich op de bepalingen voor wat betreft het archiefbeheer. Andere aspecten van het informatiebeheer komen hier niet aan de orde: dit is het vakgebied van de privacy-officer, functionaris gegevensbescherming en de CISO (chief information security officer). Door het SNWV zijn modellen voor archiefparagrafen in gemeenschappelijke regelingen of overeenkomsten met private partijen opgesteld. 

Nieuwe of bestaande samenwerking
Bij het aangaan van elke nieuwe samenwerking moet het informatiebeheer de aandacht krijgen. Dat kan door het opnemen van relevante bepalingen in de regeling of de overeenkomsten en het eventueel afsluiten van aanvullende dienstverleningsovereenkomsten. 

Voor bestaande gemeenschappelijke regelingen kunnen de archiefparagrafen bij de eerstvolgende wijziging worden meegenomen. Dat is het geval met de invoering van de wijziging op de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022. Daarin is opgenomen dat de deelnemers aan een regeling de regeling binnen twee jaar na de datum van inwerkingtreding van deze wet in overeenstemming brengen met de Wet gemeenschappelijke regelingen, zoals deze komt te luiden na inwerkingtreding van deze wet.

Voor andere samenwerkingsverbanden, waarvoor al een regeling bestaat of al een overeenkomst is afgesloten, is het resultaat van de inventarisatie (zie paragraaf Inventarisatie van het informatiebeheer) en prioritering van belang. Het informatiebeheer bij organisaties met de hoogste prioriteiten moet als eerste worden opgepakt. Als het niet mogelijk is om bestaande regelingen of overeenkomsten te wijzigen wordt geadviseerd om dan voor het informatie- en archiefbeheer een aanvullende overeenkomst op te stellen.

Gemeenschappelijke regelingen
Openbare lichamen, gemeenschappelijke organen en bedrijfsvoeringorganisaties hebben een verantwoordelijkheid ten aanzien van de zorg voor archiefbescheiden: bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheer, de bewaring en het toezicht. 

Om het archiefbeheer bij een gemeenschappelijke regeling goed te regelen, moet in de regeling in ieder geval een archiefparagraaf worden opgenomen (artikel 4, Archiefwet 1995). Ten aanzien van de zorg moet hierin worden geregeld:

• wie de zorgdrager is voor het archief van het samenwerkingsverband;
• welke archiefbewaarplaats voor het archief is aangewezen;
• wie verantwoordelijk is voor het beheer;
• welke archivaris aangewezen wordt om toezicht te houden op het niet overgebrachte archief;
• hoe de verantwoording over de archiefzorg en het informatie- en archiefbeheer is geregeld;
• welke dossiers van deelnemers ter beschikking worden gesteld voor het uitvoeren van de taken.

Heeft het openbaar lichaam een verordende bevoegdheid, dan kunnen de bepalingen uit de archiefparagraaf ook in een vast te stellen archiefverordening worden opgenomen. Dan volstaat een beperkte archiefparagraaf: 

• de zorg wordt opgedragen aan het dagelijks bestuur;
• het vaststellen van de archiefverordening wordt opgedragen aan het algemeen bestuur;
• regeling van de terbeschikkingstelling van archiefbescheiden.

Als er een tijdelijk overheidsorgaan wordt ingesteld, moet er worden voorzien in de bewaring van de
archiefbescheiden na zijn opheffing. Omdat veel gemeenschappelijke regelingen een tijdelijk karakter
hebben, ook al is dat niet de insteek ervan geweest, komt deze laatste bepaling bij elke regeling in beeld.

Informatie- en archiefbeheer bij mandaat
In geval van mandaat heeft dit voor het informatie- en archiefbeheer bij het samenwerkingsverband een aantal consequenties.

• Het bestuur draagt de zorg voor het eigen bedrijfsvoeringsarchief.
• De deelnemende gemeenten blijven zorgdrager voor de archiefbescheiden die uit de gemandateerde taken voortvloeien.

De deelnemers kunnen het informatie- en archiefbeheer voor de gemandateerde taken ook aan het samenwerkingsverband mandateren, maar ze kunnen ze ook zelf blijven uitvoeren. Geadviseerd wordt om het archiefbeheer hiervoor bij de gemeenschappelijke regeling onder te brengen. Dit komt de efficiency ervan ten goede en het zorgt ervoor dat de medewerkers van de gemeenschappelijke regeling de beschikking hebben over de archiefbescheiden.

Als het informatie- en archiefbeheer door de gemeenschappelijke regeling wordt uitgevoerd moeten de gemandateerde bevoegdheden in een mandaatbesluit of dienstverleningsovereenkomst worden vastgelegd en gepubliceerd. Het informatie- en archiefbeheer moet dan zo zijn ingericht dat de archiefbescheiden van de verschillende deelnemers altijd van elkaar gescheiden kunnen worden. Van alle archiefbescheiden moet te herleiden zijn namens welk overheidsorgaan deze zijn opgemaakt of ontvangen. 

Informatie- en archiefbeheer bij delegatie
In geval van delegatie vormt het samenwerkingsverband één archief voor zowel haar eigen bedrijfsvoering als voor de gedelegeerde taken. Het archief wordt op termijn overgebracht naar een door het samenwerkingsverband aangewezen archiefbewaarplaats of e-Depot.

Andere samenwerkingsverbanden
Als er geen taken worden ondergebracht bij een bestaande of nieuwe organisatie hoeft er ook niets te worden geregeld voor het informatie- en archiefbeheer.

Bestuurlijke platform
Als bij een bestuursovereenkomst (zie Afstemming) een bestuurlijk platform in het leven wordt geroepen, moeten de deelnemers afspraken maken over de zorg en het beheer van de archiefbescheiden van dat platform.

Privaatrechtelijke organisaties
Anders dan bij een gemeenschappelijke regeling (een overheidsorgaan) zou bij een overeenkomst met een privaatrechtelijke organisatie, de Archiefwet 1995 en de onderliggende bepalingen niet van toepassing zijn. Echter, een overheidsorgaan in de zin van de Archiefwet is ook een persoon of college dat met enig openbaar gezag is bekleed. Om die reden zijn privaatrechtelijke rechtspersonen aan wie overheidstaken zijn uitbesteed wel aan te merken als overheidsorganen. 

Op het informatie- en archiefbeheer van een privaatrechtelijke organisatie met een publiekrechtelijke bevoegdheid zijn de Archiefwet 1995 en de aanvullende regels van de publiekrechtelijke organisatie van toepassing. Dit wordt verder uitgewerkt in de archiefparagraaf van de overeenkomst tussen de partijen, eventueel aangevuld met een dienstverleningsovereenkomst. 

Uitbesteding
Bij uitbesteding van taken aan een marktpartij is er geen sprake van samenwerking maar van een opdrachtgever-opdrachtnemersrelatie. Gaat het hierbij om een overheidstaak dan zijn ook daarvoor de Archiefwet 1995 en de onderliggende bepalingen van toepassing.

Gaat het om een privaatrechtelijke taak die een gemeente bij een privaatrechtelijke organisatie onderbrengt, dan is de Archiefwet 1995 niet van toepassing. Hiervoor kan een risicoanalyse worden uitgevoerd op het informatiebeheer. Afhankelijk van de uitkomst kan ook daarvoor het informatie- en archiefbeheer worden geregeld.

Dienstverleningsovereenkomst
Een dienstverleningsovereenkomst regelt de taken en verantwoordelijkheden voor diverse aspecten van het informatiebeheer, ongeacht of deze is opgedragen aan een publieke of private partij. Hiervoor zijn vele mogelijkheden, afhankelijk van het soort informatie, de wijze waarop deze wordt vastgelegd, de in kaart gebrachte risico’s, maar ook van de beschikbare middelen en de kennis van het personeel binnen de andere partij in het samenwerkingsverband.

Het is dan ook niet mogelijk om een model dienstverleningsovereenkomst op te stellen. Punten die hierin in ieder geval aan de orde moeten komen zijn, voor zover die al niet in de archiefparagraaf van de regeling of overeenkomst zijn opgenomen:

• Artikel 3 Archiefwet 1995: de verplichting om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
• Archiefruimte: de plaats waar de archiefbescheiden worden opgeslagen moet voldoen aan de eisen van de Archiefregeling. Dit geldt voor zowel de fysieke archiefruimte als voor de digitale archiefruimte (serverruimte).
• Vervanging van archiefbescheiden: dit is alleen mogelijk als de gemeente daarvoor een vervangingsbesluit vaststelt.
• Uitvoering van de selectie en vernietiging: op welke wijze en door wie wordt dit uitgevoerd.
• Vastleggen van metagegevens: welke metagegevens moeten minimaal worden vastgelegd; hoe worden metagegevens vastgelegd in relatie tot het metagegevensschema van de gemeente. Dit is onder andere van belang bij de uitwisseling van gegevens.
• Overbrenging van archiefbescheiden: permanent te bewaren archiefbescheiden dienen te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente.
• Uitoefening van toezicht: de archivaris van de gemeente moet het toezicht kunnen uitvoeren op de naleving van de Archiefwet 1995 en onderliggende bepalingen.
• Kwaliteitssysteem: hoe is de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer geregeld.
• Kosten verbonden aan de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer.

Terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Als in een samenwerkingsverband taken worden opgedragen aan een andere (publiekrechtelijke of privaatrechtelijke) partij is het mogelijk om aan deze partij dossiers beschikbaar te stellen. In het geval van overdracht van taken moet dit tevens een voorziening inhouden omtrent de terbeschikkingstelling van de op die taken betrekking hebbende archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats (artikel 4, derde lid Archiefwet 1995).

Er zijn twee opties voor de terbeschikkingstelling van de archiefbescheiden:

1. De originele dossiers worden beschikbaar gesteld. Dit is vooral het geval bij fysieke dossiers. Er wordt dan een verklaring van terbeschikkingstelling opgesteld waarin is aangegeven hoelang en onder welke voorwaarden de dossiers beschikbaar worden gesteld. Een model hiervoor is beschikbaar. Let wel, de gemeente blijft zorgdrager voor de archiefbescheiden die beschikbaar worden gesteld en daarmee dus verantwoordelijk voor de tijdige vernietiging dan wel overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In de verklaring van de terbeschikkingstelling worden afspraken gemaakt over het beheer van de archiefbescheiden.
2. Er worden digitale kopieën van de dossiers beschikbaar gesteld. In dat geval hoeft er geen verklaring van terbeschikkingstelling worden opgesteld. Wel is het raadzaam om een overzicht te maken van de dossiers waarvan kopieën zijn verstrekt. Ook in dit geval moeten er afspraken worden gemaakt over het beheer, met name het aspect van tijdige vernietiging van de archiefbescheiden.

Opheffing van het samenwerkingsverband
In de regeling van een samenwerkingsverband moet een paragraaf over de opheffing worden opgenomen met daarin voorzieningen voor de archiefbescheiden (artikel 9, lid 1 Wgr en artikel 4, Archiefwet 1995). Dit geldt dus alleen voor gemeenschappelijke regelingen, maar het is raadzaam om bij elke regeling met een samenwerkingsverband voorzieningen voor de archiefbescheiden op te nemen als de gemeente uittreedt, de organisatie wordt opgeheven of de overeenkomst wordt ontbonden.

De voorzieningen hebben betrekking op een aantal aspecten:

• Permanent te bewaren archiefbescheiden: deze moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
• Op termijn te vernietigen archiefbescheiden: deze moeten tot het moment van vernietiging worden beheerd.
• Openbaarheid: openbaarheidsbeperkingen bij overbrenging, verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).

In geval van delegatie gaat het om het gehele archief. Bij mandaat bepaalt iedere deelnemer welke
voorzieningen er worden getroffen.

Onderdeel van de procedure van opheffing is een liquidatieplan. Omdat het afsluiten van het archief
kosten met zich mee brengen is het van belang dat ook het informatie- en archiefbeheer in dit plan een
plaats krijgt. Het wordt aangeraden om deze paragraaf met de (toekomstige) beheerder van het archief
en de betrokken toezichthouder te bespreken.