Hotspotmonitor

De grondslag voor het benoemen van hotspots is gelegen in artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit 1995. Deze luidt: “Een selectielijst bestaat ten minste uit: [...] een opsomming van criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden, die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen.”

In de Selectielijsten 2017 en 2020 worden in paragraaf 1.3 categorieën van archiefbescheiden genoemd die op grond van de lijsten in principe voor vernietiging in aanmerking komen, maar van vernietiging dienen te worden uitgezonderd. De eerstgenoemde categorie zijn archiefbescheiden die op basis van een lokaal uitgevoerde hotspotmonitor kenmerkend zijn voor een hierin gesignaleerde hotspot. Door het toepassen van een hotspotmonitor, met de daarbij behorende criteria, wordt het instrument opgenomen bij de uitzonderingscriteria in de selectielijst. De hotspotmonitor fungeert dus als aanvullend instrument op de selectielijst.

Een hotspot wordt in de Handreiking periodieke hotspotmonitor omschreven als een opvallende of intensieve gebeurtenis of een kwestie waardoor ‘interactie’ ontstaat: tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling. De essentie ligt hierbij niet alleen bij overheid, maar bij de maatschappij als geheel en op de interactie tussen overheid en burger.

Om hotspots te identificeren is door het Nationaal Archief de ‘periodieke hotspotmonitor’ geïntroduceerd. De hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de gemeente. Het uitvoeren van de hotspotmonitor is een terugkerend proces: periodiek wordt beoordeeld of zich in de achterliggende periode nieuwe hotspots hebben voorgedaan.

De hotspotmonitor fungeert als een aanvullend instrument op de selectielijst. De op basis van de hotspotmonitor vastgestelde hotspots worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders als zorgdrager. Het resulteert in een selectie van blijvend te bewaren archiefbescheiden van de overheid en van eventuele particuliere archiefvormers. 

In de Handreiking periodieke hotspotmonitor worden vier criteria genoemd voor het benoemen van hotspots. Deze zijn gebaseerd op Belangen in balans en op resultaten van decentrale pilots, aangepast voor gebruik door decentrale overheden. De criteria luiden: 

• Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen de gemeente die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.
• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen de gemeente die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.
• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van het college.
• Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

Voordat de hotspotmonitor kan worden uitgevoerd, moet een aantal zaken worden geregeld en vastgelegd. Dit betreffen de volgende onderwerpen:

• Periode
• Frequentie
• Projectleider
• Expertgebieden
• Criteria en aantal

Periode
Het instrument van hotspotmonitor is toegevoegd als verplicht onderdeel in de Selectielijst van 2017. Vanaf dat jaar dient de hotspotmonitor dan ook te worden uitgevoerd. Eventueel kan het worden ingezet voor de periode vóór 2017, maar het kan een probleem zijn om zich alle gebeurtenissen uit die jaren te herinneren, maar ook om documenten daarvan veilig te stellen. 

Frequentie 
De hotspotmonitor wordt jaarlijks uitgevoerd als een terugkerende routine. Enerzijds is dat lang genoeg om nieuwe hotspots op te leveren zonder dat men beïnvloed wordt door de waan van de dag. Anderzijds is het kort genoeg om te voorkomen dat (digitale) archiefbescheiden al verloren zijn gegaan.

Projectleider
Binnen de gemeente is het verstandig een projectleider of regisseur aan te wijzen om het proces in goede banen te leiden. Deze is bij voorkeur afkomstig uit de afdeling informatiebeheer of werkzaam als beleidsadviseur informatievoorziening.

Expertgebieden
Experts worden ingezet voor het signaleren en benoemen van hotspots. De experts hebben zicht op de taken van het overheidsorgaan of weten wat er leeft en speelt in de lokale samenleving. Het gaat hierbij zowel om interne als externe experts. De interne experts maken deel uit van de (ambtelijke) organisatie en kunnen goed aangeven wat vanuit het perspectief van de overheid belangrijke hotspots zijn. De experts van buiten de organisatie dragen hotspots aan vanuit het perspectief van de samenleving.

In de expertgroep worden één interne en één externe expert benoemd, naast de archivaris en de projectleider. Deze laatste fungeert als voorzitter van de expertgroep. De interne expert kan worden gevonden in het team van communicatie; als externe expert kan een journalist van een lokaal of regionaal nieuwsmedium worden benaderd.

Deze opzet zorgt ervoor dat geen van beide perspectieven domineert, dat de interactie tussen samenleving en overheid centraal blijft staan en de expertgroep beperkt van omvang blijft. 

Criteria en aantal 
Hiervoor zijn al de vier criteria genoemd voor het benoemen van hotspots. Om te voorkomen dat er jaarlijks een groot aantal hotspots wordt benoemd moet een potentiële hotspot aan minimaal twee criteria voldoen. Beperking van het aantal jaarlijkse hotspots zorgt ervoor dat de activiteiten hieruit voortvloeien uitvoerbaar blijven, zoals de acquisitie en het toegankelijk maken van de documenten. 

Als de hotspotmonitor is opgezet volgens bovenstaand stramien kan die jaarlijks worden uitgevoerd. Dit gebeurt in een aantal stappen:

• Vooronderzoek
• Expertbijeenkomst
• Beoordeling en advisering
• Besluitvorming
• Publicatie
• Archiefvorming

Vooronderzoek 
Het vooronderzoek bestaat uit het verzamelen van mogelijke hotspots en kan het hele jaar door en op verschillende manieren plaatsvinden. Ze kunnen worden genoemd in diverse ambtelijke overleggen met de archivaris en worden doorgegeven aan de projectleider. Ook kunnen burgers en organisaties worden gevraagd om hotspots aan te leveren. Deze lijst van mogelijke hotspots wordt als input gebruikt voor de expertbijeenkomst. 

Expertbijeenkomst
In deze bijeenkomst kunnen de leden van de expertgroep de lijst uit het vooronderzoek aanvullen met hun eigen hotspots. Alle hotspots moeten nauwkeurig worden omschreven, niet alleen in de naam, maar ook in plaats en tijd. Daarna worden ze getoetst aan de criteria. Er is niet vastgelegd hoeveel hotspots er maximaal per jaar vastgesteld mogen worden. Dit hangt van een aantal factoren af, zoals de te verwachten tijdsinspanning voor met name de acquisitie en het toegankelijk maken van de archiefbescheiden, het aantal hotspots in de regio en het plaatselijke dan wel regionale karakter ervan. Een belangrijke randvoorwaarde is dat een hotspot ook voldoende materiaal oplevert uit verschillende bronnen. Het resultaat dient een conceptlijst van hotspots te zijn.

Beoordeling en advisering
De projectleider beoordeelt de lijst op een aantal aspecten zoals privacy, openbaarheid en mogelijkheid tot acquisitie. Ook wordt een voorstel gedaan tot prioritering. Samen met een oplegvel voor besluitvorming door de zorgdrager, wordt de lijst behandeld in het Strategisch Informatieoverleg. Deze brengt hierover een advies uit aan het besluitvormend orgaan. 

Publicatie 
Na vaststelling volgt publicatie van de lijst. Daarmee worden burgers en organisaties gelijk in de gelegenheid gesteld om bij te dragen aan het verzamelen van de archiefbescheiden over de vastgestelde hotspots.

Archiefvorming 
Binnen de gemeentelijke organisatie moeten de archiefbescheiden die op de hotspots betrekking hebben van vernietiging worden uitgezonderd. Dit zijn niet alleen de archiefbescheiden en data die zich in de zaak- en documentmanagementsystemen bevinden; ook informatie in eventuele taakspecifieke applicaties, op netwerkschijven en in e-mailboxen dient te worden veiliggesteld. Het SNWV zal aan de slag gaan met de acquisitie van de nodige archiefbescheiden. Deze moeten dan worden beschreven en toegankelijk worden gemaakt, waarbij de samenhang als hotspot geborgd moet worden.