Overheidsorganen zijn verplicht om de archiefbescheiden te vernietigen die daarvoor in aanmerking komen.
Vernietiging is onlosmakelijk verbonden aan het in de goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van de archiefbescheiden. Om te kunnen vernietigen is op grond van de plaatselijke regelgeving een machtiging noodzakelijk van de archivaris.
De handreiking Machtiging tot vernietiging beschrijft de procedure voor het aanvragen van een machtiging tot (daadwerkelijke) vernietiging. De handreiking Doorlopende machtiging tot vernietiging is daar een aanvulling op en beschrijft de procedure voor het aanvragen van een doorlopende machtiging tot vernietiging.
