Vervanging

Op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 is de zorgdrager bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. In artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 is aan het besluit tot vervanging van archiefbescheiden de voorwaarde verbonden dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Bij een besluit omtrent vervanging moet rekening worden gehouden met de taak van het betreffende overheidsorgaan, de verhouding tot andere overheidsorganen, de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de daarin voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek (artikel 2, Archiefbesluit 1995). Artikel 26b van de Archiefregeling noemt een achttal aspecten waar het besluit tot vervanging van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen ten minste inzicht moet geven. Deze handreiking heeft als uitgangspunt dat artikel 26b ook wordt toegepast voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

Artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bepaalt tot slot dat van de vervanging een verklaring wordt opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, alsmede op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied.

Het proces van voorbereiding voor het nemen van een besluit tot vervanging en de uitvoering van de vervanging is uitgebreid beschreven in de Handreiking vervanging archiefbescheiden. Globaal komt het neer op de volgende stappen:

• Voorbereiding: het belangrijkste onderdeel hierin is het opstellen van een handboek vervanging. De onderdelen van het handboek komen uitgebreid aan de orde bij 'Elementen'.
• Opstellen conceptbesluit tot vervanging: deze vormt de basis voor de vervanging, het handboek ligt aan dit besluit ten grondslag.
• Overleg met het SNWV: in de model Beheerregeling informatiebeheer van het SNWV is opgenomen dat een positief advies van de archivaris nodig is in geval van vervanging.
• Vaststelling handboek en besluit: het college neemt als zorgdrager het besluit tot vervanging en stelt gelijktijdig het handboek vervanging vast. Dit besluit moet worden gepubliceerd.
• Uitvoering: de archiefbescheiden worden daadwerkelijk vervangen waarna de oorspronkelijke bescheiden worden vernietigd.

De basis voor de vervanging is vastgelegd in een handboek vervanging. Daarbij is er een keuze om alle aspecten in het handboek vast te leggen of delen daarvan in bijlagen op te nemen. In het eerste geval zal bij elke wijziging van het handboek deze opnieuw moeten worden vastgesteld door de zorgdrager, ook als de aanpassingen daarin van ondergeschikt belang zijn. Door details in bijlagen op te nemen hoeft het handboek zelf alleen maar te worden aangepast als er essentiële wijzigingen in het vervangingsproces zijn. Een belangrijk aspect hierbij is dat er een nauwkeurig versiebeheer op de bijlagen plaatsvindt: wanneer is welke wijziging doorgevoerd en van wanneer tot wanneer was deze geldig.

Het handboek heeft een aantal doelen:

• Onderbouwing van het vervangingsbesluit.
• Het aantonen dat door de zorgdrager zorgvuldig wordt omgegaan met de bevoegdheid tot vervanging.
• Het mogelijk maken van een objectieve toetsing van het vervangingsproces.
• Onderbouwing dat vervanging kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel.

In de volgende paragrafen worden de verschillende elementen van het handboek toegelicht.

Inleiding
In de inleiding wordt de aanleiding gegeven waarom het handboek is opgesteld of is aangepast. De redenen om vervanging toe te passen kunnen divers zijn, zoals de volgende:

• volledig digitaal werken;
• operationele voordelen;
• hergebruik van overheidsinformatie;
• online beschikbaarstelling;
• verval van analoge archiefbescheiden.

Vervanging kan ook achteraf (retrospectief) plaatsvinden, op archieven die al afgesloten zijn. Het gaat daarbij dan wel om archiefbescheiden met een langere bewaartermijn (bijvoorbeeld meer dan 10 jaar) of die voor permanente bewaring in aanmerking komen. Denk hier bijvoorbeeld ook aan hybride archieven waarvan een belangrijk deel digitaal beschikbaar is en een deel analoog.

Wijzigingen in het handboek worden gemaakt als er essentiële wijzigingen in het vervangingsproces worden doorgevoerd of als er nieuwe regelgeving of normen komen. Vermeld dit dan kort in de nieuwe versie van het handboek.

Wettelijk kader
Er kan kort aandacht worden besteed aan het wettelijk kader van de vervanging. Naast de bovengenoemde kaders zijn dit de bepalingen in de lokale regelgeving, zoals de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer. Eventueel kunnen alle wettelijke bepalingen in een afzonderlijke bijlage worden opgenomen. 

Definities 
Neem een lijst van begrippen op met de daarbij behorende definities. Sluit voor wat betreft de algemene termen aan op de definities in wetgeving of (landelijke) handreikingen. Wees ook consequent in het gebruik van begrippen. De huidige wetgeving heeft het over archiefbescheiden, de nieuwe Archiefwet en andere informatiewetten spreken over documenten, terwijl ook vaak het begrip informatieobject wordt gebruikt. Uiteraard kan gebruik worden gemaakt van de definities die het SNWV hanteert.

Reikwijdte
Geef zo nauwkeurig mogelijk aan wat de reikwijdte is van de vervanging. Geldt het alleen voor te vernietigen archiefbescheiden of ook voor te bewaren? Vanaf welke datum of voor welke periode, in welke systemen, voor welke organisatieonderdelen of voor welke werkprocessen? De omschrijving van de reikwijdte moet zodanig zijn dat voor elk document duidelijk is of het wel of niet op grond hiervan kan worden vervangen.

Het handboek kan ook worden opgesteld voor retrospectieve vervanging (vervanging achteraf). Denk hierbij aan een afgesloten permanent of langdurig te bewaren archief. In dat geval kan de reikwijdte worden vastgesteld door de benoeming van het archief en de looptijd daarvan (begin- en einddatum). 

Risico's
Het toepassen van vervanging brengt risico’s op informatieverlies met zich mee. Breng deze risico’s in beeld: zijn ze van toepassing, hoe vaak komen deze voor, wat is de impact bij verwaarlozing en welke normen worden gehanteerd.

Apparatuur
Benoem hier de apparatuur die in het vervangingsproces een rol spelen.

• Scanners: dit zijn in ieder geval de scanners die voor de dagelijkse scanwerkzaamheden worden gebruikt. Daarnaast wordt er mogelijk een groot formaat scanner gebruikt. Maar denk hierbij ook aan apparatuur die door medewerkers in de organisatie wordt gebruikt, de multifunctionele printers. Geef hiervan aan of deze kunnen worden ingezet, zo ja hoe en hoe de kwaliteit geborgd wordt. In het handboek kan worden volstaan met het noemen van merk en type. De detailinformatie van de apparatuur, zoals alle instellingen en geautomatiseerde bewerkingen, kunnen worden opgenomen in een bijlage.
• Beeldschermen: deze gaan op een volstrekt andere manier met kleur om dan printers. Om te kunnen beoordelen of de ‘vertaling’ van het origineel naar een weergave op het beeldscherm een bevredigend resultaat oplevert kan een referentieobject worden gescand waarvan het resultaat wordt vergeleken met het origineel. Met een testdocument kan de kwaliteit van de scan worden beoordeeld en kunnen de instellingen van beeldscherm hierop worden aangepast (kallibratie).

De scanapparatuur dient regelmatig te worden gecontroleerd op een goede werking. Het heeft de voorkeur om de doorvoorwielen en de scanbalk of glasplaat van de scanners dagelijks voor het gebruik te reinigen. Aan het begin van de dag kan bijvoorbeeld een testkaart worden gescand die dan visueel of door een applicatie wordt gecontroleerd. Ook een maandelijkse grondige reiniging van de scanner moet op het programma staan.

Van deze controles worden logboeken bijgehouden. Van de dagelijkse controle kan volstaan worden met datum en de initialen van degene die dit heeft uitgevoerd. Van de overige controles worden datum, tijdstip, de naam van de persoon/het bedrijf die de controle heeft uitgevoerd en de eventuele bijzonderheden.

Applicaties
Geef een opsomming van de applicaties die gebruikt worden in het vervangingsproces. In het hoofddocument kan dit globaal worden gedaan met de namen van de applicaties.

Denk hierbij aan de volgende applicaties:

• Het zaaksysteem: geef aan of deze ook documentmanagement of recordmanagement functionaliteit in zich heeft.
• De centrale applicaties voor documentmanagement en recordmanagement.
• Applicaties die aan het zaaksysteem of het documentmanagementsysteem zijn gekoppeld.
• Applicaties met een eigen documentmanagement of recordmanagement functionaliteit (voor zover hierin vervanging wordt toegepast).
• Applicaties die het scanproces ondersteunen.

Geef daarbij ook de verhoudingen en koppelingen tussen de verschillende applicaties aan. Eventueel kan het schematisch worden weergegeven als dit de leesbaarheid bevordert.

In een bijlage wordt dit overzicht gedetailleerd uitgewerkt met leveranciers, versienummers en specifieke functionaliteiten. Denk hierbij aan de processen waarvoor het wordt gebruikt, of het documentmanagement of recordmanagement functionaliteiten heeft en of die worden gebruikt, enz. Deze bijlage kan ontleend worden aan het totale applicatieoverzicht en eventueel kan hiernaar worden verwezen. Als dit overzicht als afzonderlijke bijlage bij het handboek is opgenomen, moet deze wel worden bijgehouden. 

Wijziging in apparatuur of applicaties 
Leg vast wat er gedaan moet worden in het geval er wijzigingen in apparatuur of applicaties komen. Belangrijk hierin is de testperiode die vooraf moet gaan aan de definitieve invoering van de nieuwe apparatuur of applicaties. De archivaris moet van deze voorgenomen wijzigingen worden geïnformeerd zodat samen met de organisatie beoordeeld kan worden of dit gevolgen heeft voor het vervangingsproces. 

Certificering
Een NEN 2082:2008 of NEN-ISO 16175-1:2020 certificering of toetsing van een applicatie geeft een indicatie over het voldoen aan de daarin gestelde normen. Geef aan welke applicaties zijn gecertificeerd of getoetst en volgens welke norm. Voeg de certificaten of de toetsingsrapporten als bijlage bij. Let er wel op dat dit niets zegt over hoe de applicatie in de organisatie wordt gebruikt. In de verschillende hoofdstukken van het handboek moet inzicht worden gegeven hoe de betreffende onderdelen zijn vormgegeven.

Proces van documentafhandeling
Het proces van documentafhandeling behelst het gehele traject vanaf het moment van ontvangst van een document tot de vernietiging of overbrenging. In het hoofddocument kan dit in grote lijnen worden weergegeven, eventueel schematisch.

Een globale opzet van het proces kan er als volgt uitzien:

• Ontvangst en eerste selectie: wat wordt wel/niet geopend en geregistreerd.
• Voorbereiden van het scannen: verwijderen nietjes, ruggen van rapporten, ontvouwen, losschudden, toevoegen van scheidingsbladen, enz. Denk hierbij ook aan het eventueel afzonderlijk scannen van afwijkende papierformaten, doorschijnend papier en van teksten in een achtergrond.
• Scannen: het daadwerkelijk scannen van de documenten in één of meer batches.
• Scancontrole: het uitvoeren van diverse controles op het scanresultaat; eventueel wordt een document opnieuw gescand of van vervanging uitgezonderd als de scan niet het vereiste resultaat oplevert.
• Registreren: het voorzien van de registraties van metagegevens; als dit automatisch gebeurt (zoals datum en tijdstip van scannen, het toepassen van OCR, het bestandsformaat, de bestandsgrootte, enz.) wordt in een bijlage aangegeven welke metagegevens dit betreft. Vermeld hierbij ook in welke applicatie de metagegevens worden geregistreerd.
• Uitzonderingen afzonderen: documenten die van vervanging worden uitgezonderd worden afzonderlijk opgeborgen en de vindplaats wordt vastgelegd.
• Vernietiging: na het in handboek vastgelegde periode kan het fysieke document worden vernietigd, waarmee het vervangingsproces is voltooid.

Het document wordt bij registratie opgenomen in een nieuwe zaak of toegevoegd aan een bestaande. De wijze waarop dit plaatsvindt, hoe de zaakafhandeling daarna is en de uiteindelijke vernietiging of overbrenging van de zaak is voor het vervangingsproces niet relevant. Toch kan het verstandig zijn om ook dit gedeelte in grote lijnen weer te geven omdat dit van belang is om te kunnen voldoen aan de vereiste van een goede, geordende en toegankelijke staat van het archief.

In bijlagen worden de processen in detail weergegeven: de verschillende stappen, de rollen die daarbij horen en, indien van toepassing, de apparatuur en applicaties. Mogelijk zijn de procedures al in andere handboeken opgenomen en kan daarnaar worden verwezen.

Metagegevens
Voor de metagegevens kan worden verwezen naar het door de organisatie vastgestelde eigen metagegevensmodel. Daarin behoren ook de in de Archiefregeling minimale set van metagegevens te zijn opgenomen om de context en de authenticiteit te kunnen waarborgen. Ze omvatten ook de technische metagegevens die tijdens het scanproces automatisch worden gegenereerd, zoals model en type scanner, scandatum, kleurruimte, resolutie en kleurprofiel. Denk ook aan de scandatum en de vindplaats in het geval het document niet vervangen mag/kan worden.

Eventueel kan in een bijlage een verkorte weergave worden opgenomen van de daadwerkelijke metagegevens die worden gebruikt en op welke wijze.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Geef een opsomming van functionarissen die taken en verantwoordelijkheden hebben ten aanzien van het informatiebeheer voor zover die een rol spelen in het vervangingsproces. Noem hierin geen namen maar benoem alleen de rollen. Voorbeelden hiervan zijn:

• College van burgemeester en wethouders: zij zijn zorgdrager en besluiten uiteindelijk tot vervanging.
• Gemeentesecretaris/algemeen directeur: deze is verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden.
• Domein- of afdelingsmanager: deze is vaak gemandateerd voor de uitvoering van het beheer.
• Recordmanager: deze is belast met de uitvoering van het archiefbeheer zoals vernietiging en overbrenging.
• Applicatie-/functioneel beheerders: zij zorgen voor de inrichting van de verschillende applicaties afgestemd op de eisen en wensen van de gebruiker.
• DIV-medewerkers: zij zijn belast met de dagelijkse uitvoering van de scan- en registratiewerkzaamheden.
• Kwaliteitsmedewerker: deze is belast met de controle op de kwaliteit van de verschillende processen.
• Archivaris en archiefinspecteur: de archivaris voert toezicht op het gehele vervangingsproces daarin en wordt daarin bijgestaan door de archiefinspecteur.

Uitzonderingen 
In een aantal gevallen worden papieren archiefbescheiden niet vervangen, namelijk als die bescheiden een meerwaarde hebben juist omdat papier de drager is. Deze uitzonderingen zijn gebaseerd op artikel 4, lid 2 en 3 van de (inmiddels vervallen) Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden, die op hun beurt weer zijn gebaseerd op het Archiefbesluit 1995 (artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d):

1. Digitale vervanging is in ieder geval onverenigbaar met de waarde als het archiefbescheiden betreft:
     a. waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de
         uitwendige vorm; 
     b. die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische belevingswaarde
         vertegenwoordigen. 
2. Digitale vervanging is in ieder geval onverenigbaar met het belang als het archiefbescheiden betreft:
     a. waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;
     b. die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden
         bewaard. 

De onderstaande (niet uitputtende) lijst kan helpen bij de beantwoording van de vraag of er sprake is van documenten met een intrinsieke waarde. Het sluit aan op de ‘elementen en kenmerken’ zoals die in bovengenoemde Beleidsregel zijn geformuleerd.

1. De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).
2. Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde.
3. Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke).
4. Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.
5. Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.
6. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.
7. Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.
8. Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.
9. Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.

Deze lijst kan in het handboek worden opgenomen. In een bijlage kan een nader gespecificeerde lijst van documenten en documentsoorten die van vervanging worden uitgezonderd worden opgenomen, gebaseerd op bovenstaande lijst. Voorbeelden hiervan zijn buitenlandse brondocumenten, verklaringen omtrent het gedrag (VOG) en bankgaranties en akten.

Let wel: het opnemen van metagegevens over kenmerken die bij reproductie niet of zeer moeilijk zichtbaar te maken zijn, kan het verlies van dergelijke informatie verzachten maar nooit geheel compenseren. Denk hierbij aan driedimensionale kenmerken, gewaarmerkt of afwijkend papier, moeilijk zichtbare officiële kenmerken (hologrammen) en verschijningsvormen van esthetische of artistieke waarde. Vervanging moet in die gevallen dan ook achterwege blijven. 

Kwaliteitseisen 
Het vaststellen van kwaliteitseisen zorgt er voor dat alle gegevens die bij vervanging behouden moeten blijven ook daadwerkelijk op de scans goed te zien zijn. Er kunnen meerdere kwaliteitsniveaus worden toegepast, bijvoorbeeld één voor te bewaren archiefbescheiden en één voor te vernietigen archiefbescheiden. Als er maar één kwaliteitsniveau wordt gehanteerd, dan moet het niveau voor te bewaren archiefbescheiden als uitgangspunt worden genomen.

In de Richtlijnen Preservation Imaging Metamorfoze wordt uitgebreid ingegaan op de beeldkwaliteit van de scan. Metamorfoze maakt daarbij onderscheid in drie kwaliteitsniveaus:

• Metamorfoze: het hoogste kwaliteitsniveau dat alleen wordt gebruikt voor originelen die als kunstwerken worden gezien. Het is in dit verband niet relevant.
• Metamorfoze Light: dit kwaliteitsniveau stelt eisen aan de beeldkwaliteit zodat de risico’s op ongewenst informatieverlies minimaal zijn.
• Metamorfoze Extra Light: een kwaliteitsniveau dat gebruikt kan worden voor op korte termijn te vernietigen archiefbescheiden.

De kwaliteitseisen van Metamorfoze omvat een breed scala aan elementen. De belangrijkste hiervan zijn:

• Resolutie: voor een goede kwaliteit van gedrukte en geschreven teksten is een resolutie van 300 ppi voldoende. Hiermee wordt een minimale scherpte van 5 lp/mm gehaald. Bij afbeeldingen met veel details kan een hogere scanresolutie zinvol zijn.
• Kleurdiepte: dit is een maat voor de hoeveelheid bits die gebruikt worden om de kleur van een pixel te coderen. Voor grijswaarden worden meestal 8 bits gebruikt waardoor er 256 tinten grijs kunnen worden weergegeven. Voor kleurenafbeeldingen wordt meestal een kleurdiepte van 24 bits gebruikt.
• Kleurruimte: dit is de manier waarop kleuren worden beschreven. Voor kleurenscans is Adobe RGB de standaard.

Geef aan welke resolutie, kleurdiepte en kleurruimte standaard worden gebruikt. Dit kunnen er meer zijn, bijvoorbeeld een standaard voor documenten zonder kleur en een standaard voor documenten met kleur. Ook kan er onderscheid worden gemaakt in het kwaliteitsniveau van permanent of lang te bewaren archiefbescheiden versus kort te bewaren archiefbescheiden. Geef ook aan in welke gevallen van deze kwaliteit kan of moet worden afgeweken. Een specificatie hiervan kan eventueel in een bijlage worden opgenomen.

Voor het toetsen van de scans aan de bovengenoemde kwaliteitseisen, maar ook aan kwaliteitseisen zoals witbalans en belichting kan gebruik worden gemaakt van een testdocument. Een voorbeeld hiervan is de Universal Test Target (UTT).

Bestandsformaat en compressie
Er bestaan veel bestandsformaten waarin de scans kunnen worden opgeslagen. Het bestandsformaat beschrijft de manier waarop de informatie wordt gecodeerd. Bij de keuze van het bestandsformaat speelt een aantal afwegingen een rol:

• Is het bestandsformaat een open standaard: er mag geen gebruik gemaakt worden van bestandsformaten en compressietechnieken die eigendom zijn van een bepaalde partij.
• Kent het bestandsformaat technische afhankelijkheden van bepaalde besturingssystemen, apparatuur of applicaties om goed te kunnen renderen.
• Kan het bestandsformaat alle gewenste functionaliteiten ondersteunen, zoals het zoeken op tekst.
• Is het breed geaccepteerd en makkelijk converteerbaar: dat betekent dat de documentatie wijdverspreid is en er tools beschikbaar zijn die nuttig zijn voor het beheer.

De meest bekende bestandsformaten zijn TIFF, JPEG, PNG en PDF.

Een bestandsformaat ondersteunt meestal één of meer compressiemethoden. Compressie is een methode waarmee de informatie in het bestand op een efficiëntere manier wordt beschreven. De Archiefwet 1995 staat compressie toe, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de eisen van toegankelijke en geordende staat van archiefbescheiden wordt voldaan. Er is een verschil tussen lossless compressie, waarbij geen informatie verloren gaat, en lossy compressie, waarbij wel informatie verloren gaat maar tot op zekere hoogte verdedigbaar is. Bekende compressiemethoden zijn ZIP, JPEG en JPEG2000.

Geef aan welk bestandsformaat of -formaten worden gebruikt en welke compressiemethoden voor bestanden worden gehanteerd.

Tekstherkenning 
De scan is in ieder geval een getrouwe weergave van het document, een afbeelding in een bepaald bestandsformaat. Daarnaast is het mogelijk om de tekst van deze afbeelding door een applicatie te laten ‘herkennen’ om zo deze afbeelding op woorden of delen daarvan te doorzoeken. Deze techniek staan bekend als OCR (Optical Character Recognition) of ICR (Intelligent Character Recognition). Geef aan of deze techniek wordt toegepast en vermeld de applicatie waarmee dat gebeurt bij de lijst van applicaties.

Bewerkingen
Direct na het scannen ondergaat de scan meestal een aantal bewerkingen:

• Beeldbewerking: dit is meestal het aanpassen van het contrast en de helderheid om een zo groot mogelijk aantal nuances van het oorspronkelijke document te houden, waarbij tegelijkertijd alle tussengradaties zo goed mogelijk worden vertegenwoordigd. Het aanpassen van contrast en helderheid zal zorgvuldig gehanteerd moeten worden omdat kleurnuances en daardoor wellicht detail verloren kunnen gaan en is bij te bewaren documenten af te raden.
• Beeldverscherping: hierbij wordt de onvermijdelijke onscherpte in gescande beelden opgelost met een filter. Dit mag niet worden toegepast.
• Lege pagina’s: deze worden verwijderd. Als dit automatisch gebeurt, moeten de resultaten van dit proces wel worden gecontroleerd.
• Scheve pagina’s: als een document recht door de scanner wordt gevoerd kan het niet anders dan dat de scan ook recht staat. Door omstandigheden kan een document scheef door de scanner gaan. Sommige scanapplicaties zijn in staat om dit automatisch te corrigeren. Let er daarbij wel op dat deze applicaties zich vaak baseren op de inhoud van de scan, zoals tekstregels of een bepaalde lijn in een tekening. Staat deze tekstregel of lijn scheef op het document dan moet deze ook scheef op de scan komen te staan.

Vermeld in het handboek welke automatische bewerkingen door de scanapplicatie worden uitgevoerd en welke handmatig worden uitgevoerd. 

Waardering
Als vervanging uitsluitend wordt toegepast voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden moet aangegeven worden hoe de selectie daarop plaatsvindt. Het houdt in ieder geval in dat de waardering plaatsvindt voordat het volledige vervangingsproces is doorlopen.

Overbrenging
Geef aan op welke wijze de applicaties zijn ingericht om te kunnen voldoen aan de eis van overbrenging van permanent te bewaren archiefbescheiden en gegevens. Dit behelst voornamelijk de nodige exportfunctionaliteiten, maar het heeft ook een relatie met de metagegevens die worden vastgelegd.

Vernietiging
In dit hoofdstuk gaat het alleen om de vernietiging van de vervangen archiefbescheiden. Het vernietigingsproces van (digitale) zaakdossiers is hier niet van belang. In het handboek kan worden volstaan met de vermelding van de periode waarna de fysieke archiefbescheiden worden vernietigd. Beschrijf de detail van het proces van de vernietiging eventueel in een bijlage. 

Kwaliteitscontroles
Geef in het handboek globaal aan welke kwaliteitscontroles er worden uitgevoerd, maar ook door wie (rollen) deze moeten worden uitgevoerd. Deze omvatten minimaal de volgende onderdelen:

• Scancontrole: elke scan wordt gecontroleerd op de geformuleerde kwaliteitseisen. Een deel daarvan kan wellicht geautomatiseerd plaatsvinden, maar er zal ook een visuele plaatsvinden, bij voorkeur door twee personen (het vier-ogen principe). Registreer welke medewerker heeft gescand en de eerste controle heeft uitgevoerd en welke medewerker de tweede controle. Bij het bepalen of de visuele controle één-op-één plaatsvindt of door middel van steekproeven wordt een risicoafweging gemaakt. Aspecten van een visuele controle zijn in ieder geval of alle pagina’s zijn gescand, staan ze in de juiste volgorde, zijn de pagina’s volledig gescand met alle details. En wat betreft de kleuren zijn alle kleuren overgenomen en komen deze overeen met die van het origineel.
• Controle op de vastgelegde metagegevens: dit kan worden gedaan door overzichten van de vastgelegde metagegevens te maken en deze te toetsen op afwijkingen en door het uitvoeren van steekproeven. Leg vast hoe steekproeven worden uitgevoerd en houdt een betrouwbaarheidsniveau van minimaal 95% aan. Hiervan worden logboeken bijgehouden met daarin wanneer en door wie de controle is uitgevoerd, wat er gecontroleerd is, wat de resultaten daarvan waren en welke acties er daarna zijn ondernomen.
• OCR-controle: voer periodiek een controle uit op de resultaten van tekstherkenning. Dit kan door middel van een steekproef worden gedaan, waarbij van een gescand document de tekst wordt geselecteerd, gekopieerd en in een tekstverwerkingsprogramma wordt geplakt. Door een spellingscontrole op de tekst uit te voeren kan het resultaat van de tekstherkenning worden beoordeeld. De resultaten van deze steeproeven worden in logboeken vastgelegd.
• Controle van handelingen door medewerkers buiten DIV: bijvoorbeeld de controle van zaakregistraties en gescande documenten. Ook de resultaten van deze controles worden in een logboek vastgelegd.

In bijlagen kunnen deze kwaliteitscontroles gedetailleerd worden uitgewerkt met eventuele modellen voor de verschillende logboeken. De logboeken van de diverse controles worden bewaard om bij een audit te kunnen worden overlegd aan de auditeur.

Verklaring van vervanging
Geef aan wanneer er een verklaring van vervanging wordt opgemaakt. Bij routinematige vervanging moet dit minimaal eenmaal per jaar worden gedaan. Gaat het om een incidentele (retrospectieve) vervanging dan kan deze na afloop worden opgemaakt als alle archiefbescheiden zijn gescand, geregistreerd en gecontroleerd. 

Audit
Het vervangingsproces dient periodiek aan een audit te worden onderworpen. Dit moet voor de eerste keer plaatsvinden binnen zes maanden na het nemen van het vervangingsbesluit. Daarna vindt er jaarlijks een audit plaats. De audit vindt plaats door of onder verantwoordelijkheid van het SNWV. 

Wijzigingen
Bij eenmalige retrospectieve vervanging is het, na afronding daarvan niet nodig om het vervangingsproces als zodanig te blijven beheren en te onderhouden. Dat is wel het geval als het gaat om routinematige vervanging. Het is daarom van belang om de onderhoudsgevoeligheid van het handboek te minimaliseren.

Controleer jaarlijks, bij voorkeur op een vast moment in het jaar, of er nog wordt gewerkt volgens het handboek vervanging. Kleine, procedurele wijzigingen die vaak zijn opgenomen in bijlagen, kunnen onmiddellijk worden doorgevoerd. Houdt hiervan wel aantekeningen bij in een logboek of door middel van versiebeheer.

Als er wijzigingen op handen zijn die van invloed zijn op het vervangingsproces moet beoordeeld worden of dit gevolgen heeft voor het handboek of de bijlagen. Als er alleen wijzigingen in de bijlagen zijn – die betreffen dan de details – kan worden volstaan met een mededeling hiervan aan de archivaris. Heeft een wijziging echter gevolgen voor het handboek zelf dan moet hierover van tevoren overleg gepleegd worden met de archivaris. Samen met hem wordt dan bekeken of het handboek hierop moet worden aangepast en op welk moment dat dient te gebeuren. Mogelijk moet er dan ook een nieuw vervangingsbesluit worden genomen.

De zorgdrager is verplicht op grond van artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 om bekend te maken hoe bij vervanging rekening is gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekende burgers en voor historisch onderzoek. Die bekendmaking vindt plaats door middel van publicatie van het vervangingsbesluit. 

Het college besluit tot vervanging op basis van het handboek vervanging. Op ambtelijk voorstel neemt het college dan vaak twee besluiten:

• Vaststellen van het handboek vervanging: deze vormt de inhoudelijke basis voor het vervangingsbesluit; in het handboek ligt immers vast welke keuzes zijn gemaakt en wat de inhoud van het vervangingsbesluit feitelijk is.
• Nemen van een vervangingsbesluit.

Het SNWV heeft een model vervangingsbesluit opgesteld. 

Als er een nieuw vervangingsbesluit genomen moet worden, bijvoorbeeld vanwege ingrijpende aanpassingen in het bestaande handboek of het opstellen van geheel nieuw handboek, moet er voor worden gezorgd dat er geen tegenstrijdigheid ontstaat met het oude vervangingsbesluit. Dat kan door het oude in te trekken, maar zorg er in dat geval wel voor dat in het nieuwe vervangingsbesluit ook de ’oude vervanging’ is geregeld. Ook kun je in het nieuwe besluit een bepaling opnemen over de werkingsduur van het oude vervangingsbesluit. Overleg zo nodig met de juridische afdeling. 

Nadat de vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd, dat wil zeggen de originele bescheiden zijn gereproduceerd en vervolgens daadwerkelijk vernietigd, moet door de zorgdrager een verklaring van vervanging worden opgesteld. Deze verklaring bevat in ieder geval:

• een specificatie van de vervangen archiefbescheiden: hierbij kan verwezen naar de reikwijdte zoals die in het vervangingsbesluit en het handboek zijn opgenomen;
• de uitzonderingen: dit is enerzijds categoriaal, zoals omschreven in het handboek, en anderzijds de overige individuele uitzonderingen;
• de grond op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden: dit is het vervangingsbesluit;
• een beschrijving van de manier waarop de vervanging heeft plaatsgevonden.

Het SNWV heeft een model verklaring van vervanging opgesteld.