Waardering en selectie

Op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 is de zorgdrager verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. De artikelen 3 t/m 5 van het Archiefbesluit 1995 gaan in op de opbouw van de selectielijsten (artikel 5) en wie dienen te worden betrokken bij het opstellen ervan (artikel 3 en 3a). Artikel 4 bepaalt dat op de opstelling de voorbereidingsprocedure van afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is. De gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hebben de VNG gemandateerd om selectielijsten op te stellen. Vaststelling gebeurt door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.

Waardering is een continu proces waarbij door bestudering van de context van archiefbescheiden wordt bepaald welke categorieën archiefbescheiden voor tijdelijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking komen. Deze integrale waardering is erop gericht om de samenhang tussen beslissingen in informatie- en archiefbeheer en de werkprocessen te benadrukken en te bewaken. De belangen zijn divers en zijn vastgelegd in wet- en regelgeving en worden bepaald door de uitkomsten van een systeem-, risico- en trendanalyse. Deze uitkomst resulteren in een selectielijst en op lokaal niveau in een hotspotlijst.

In de afgelopen decennia zijn voor de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen door de minister de volgende selectielijsten vastgesteld:

• Voor archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen in de periode 1850-1995: Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (Staatscourant, d.d. 20 december 1983, nr. 247).
• Voor archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen in de periode 1996-2016: Selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (actualisatie) (Staatscourant, d.d. 25 juni 2012, nr. 11906).
• Voor archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen vanaf de periode 2017-2019: Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 (Staatscourant, 6 juli 2017, nr. 38013).
• Voor archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen vanaf 2020: Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 (Staatscourant, 26 februari 2020, nr. 11143)

Hoewel elke selectielijst betrekking heeft op ‘archiefbescheiden’ zijn er wezenlijke verschillen tussen de lijsten. De lijst van 1983 geeft vrijwel alleen maar categorieën van archiefbescheiden (documenten) aan die vernietigd mogen worden. Is een categorie niet vermeld, dan moeten die archiefbescheiden in principe blijvend worden bewaard. In de lijst van 1996, die in 2012 is geactualiseerd, staan ook te bewaren categorieën genoemd. Beide lijsten, die van 1983 en 1996 zijn ingedeeld naar de gemeentelijke functies of taken. De lijsten vanaf 2017 sluiten aan bij de werkprocessen die de gemeenten en intergemeentelijke organen uitvoeren, de procestypen en bevatten zowel te vernietigen als te bewaren categorieën.

Wanneer welke selectielijst
Wanneer welke selectielijst wordt toegepast in het geval een dossier of zaak onder twee selectielijsten valt, is niet altijd eenvoudig te bepalen. Daar komt bij dat er vanaf 2017 een andere benaderingswijze wordt gehanteerd. De navolgende tabel kan als uitgangspunt worden gebruikt bij het bepalen van de keuze voor een selectielijst. Dit wordt afhankelijk gesteld van de startdatum en de sluitingsdatum van het dossier of datum van het besluit.

Bij selectie worden aan archiefbescheiden waarderingsbeslissingen toegekend: de bewaartermijnen. Selectie vindt plaats op dossier- of zaakniveau op grond van bovengenoemde selectielijsten. Hiervoor kunnen verschillende methoden worden gebruikt: vooraf, gelijktijdig of achteraf. 

Selectie vooraf
Bij selectie vooraf (ook wel ‘by design’ genoemd) is de applicatie zo ingericht dat de selectiebeslissing al in de ordening of in de workflow is meegenomen.

Bij het inrichten naar ordening sluit de ordeningsstructuur die in de applicatie wordt gebruikt aan op de inrichting van de selectielijst. In geval van de selectielijsten vanaf 2017 gaat het dan om toepassing van een zaaktypecatalogus. Door hierin de selectiebeslissingen vast te leggen kunnen deze door overerving worden doorgegeven aan de individuele zaken. Deze methode wordt vaak toegepast in zaak- en documentmanagentsystemen.

Een andere mogelijkheid van selectie vooraf is door de selectiebeslissing in de workflow vast te leggen. Hierbij worden de resultaten van de workflow gekoppeld aan die van de selectielijst. Deze methode is alleen geschikt voor applicaties die een uitgebreide workflow management hebben. Nadeel hiervan is dat bij wijziging van bewaartermijnen de workflow moet worden aangepast.

Selectie gelijktijdig
Bij selectie gelijktijdig wordt de selectiebeslissing op ongeveer hetzelfde tijdstip genomen als de vastlegging van het informatieobject. Dit is over het algemeen een handmatige actie die alleen door vakspecialisten wordt uitgevoerd, omdat het informatieobject moet worden herkend en hier een overeenkomstige categorie aan moet worden gekoppeld. Deze methode wordt dan ook alleen gebruikt door DIV-medewerkers. Het is toepasbaar op zowel fysieke als digitale informatieobjecten.

Een geautomatiseerde toepassing van deze methode kan worden ingezet met behulp van speciale (robot)programmatuur. Deze beoordelen de informatieobjecten op verschillende elementen en nemen op basis daarvan een selectiebeslissing. Het spreekt vanzelf dat deze methode alleen ingezet kan worden in het geval van een grote betrouwbaarheid van de metagegevens.

Selectie achteraf
Als er pas in een later stadium selectie plaatsvindt, is er sprake van selectie achteraf. Deze methode is dan handmatig en wordt vaak toegepast bij herstructurering van archieven of op afgesloten archieven.

Metagegevens
Om een selectiebeslissing te kunnen nemen zijn metagegevens nodig. Als het gaat om geautomatiseerde oplossingen moeten deze metagegevens in afzonderlijke velden beschikbaar zijn. Bij handmatige methodes kunnen deze ook in een verzamelveld worden opgenomen, bijvoorbeeld de titel van het dossier. Essentiële metagegevens zijn:

• Zaaktype en resultaat: het zaaktype gecombineerd met het resultaat bepaalt de bewaartermijn vanuit de geldende selectielijst. De selectielijsten vanaf 2017 kennen generieke en specifieke resultaten, waarbij de laatste voorgaan op de generieke.
• Procesfase: dit betreft de periode vanaf het ontstaan van de zaak tot de afronding ervan en de toekenning van een resultaat. Als er geen procestermijn van toepassing is, gaat de bewaartermijn in na het einde van de procesfase.
• Procestermijn: de termijn waarop de zaak van belang is voor de bedrijfsvoering. Deze eindigt met het vervallen van dit belang, waarna de bewaartermijn ingaat. Als informatie over de procestermijn in een geautomatiseerde oplossing niet kan worden vastgelegd, moet de selectiebeslissing handmatig worden genomen.
• Actie: de actie die na afloop van de procesfase of procestermijn moet worden uitgevoerd: vernietigen of overbrengen.
• Bewaartermijn: in jaren of dagen of oneindig in geval het informatieobject permanent moet worden bewaard.
• Grondslag: categorie uit de geldende selectielijst.

Problemen bij selectie
Meestal zal het bepalen van de categorie en daarmee de bewaartermijn geen problemen opleveren. In een aantal gevallen kan dat echter lastig zijn.

• Het dossier is een verzameldossier met weliswaar gelijksoortige zaken maar verschillende resultaten. Kijk of het mogelijk is om het dossier te splitsen naar de verschillende resultaten, bijvoorbeeld de verleende en de geweigerde vergunningen. De gesplitste dossiers krijgen elk hun eigen bewaartermijn. Is splitsing niet mogelijk of de bewaartermijn van het gehele dossier is al verstreken, dan wordt de bewaartermijn van het gehele dossier bepaald door zaken met de langste bewaartermijn. Bijvoorbeeld door die van de geweigerde vergunningen.
• Het dossier is een verzameldossier met verschillende zaken, zowel permanent te bewaren als vernietigbaar. Dit zal met name voorkomen in de oudere en inmiddels al afgesloten archieven. De permanent te bewaren zaken moeten uit dit dossier worden gelicht en worden voorbereid voor overbrenging. Van het resterende, vernietigbare deel wordt de bewaartermijn van het gehele dossier bepaald door de zaak of zaken met de langste bewaartermijn.
• Voor het dossier kan geen overeenkomstige categorie in de selectielijst worden gevonden. In het geval van de selectielijst 1983 zou het dossier dan voor permanente bewaring in aanmerking komen. Geadviseerd wordt om voor dossiers t/m 2016 ook de Landelijke Stukkenlijst uit 2012 te raadplegen. Biedt ook dit geen soelaas, dan wordt aangeraden om in overleg de gaan met de deskundigen van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe. Samen met hen kan dan bepaald worden of, wanneer en op grond waarvan het dossier vernietigd kan worden.

Informatie in taakspecifieke applicaties
Informatie bevindt zich niet alleen in het document managementsysteem (DMS) en het zaaksysteem, maar ook in taakspecifieke applicaties. Zijn dit aanvullingen op en koppelingen met de zaakdossiers in het DMS dan dienen deze zaken dezelfde bewaartermijnen en – indien van toepassing – de daarvan afgeleide tijdstippen van vernietiging te krijgen, zodat deze informatie en eventuele documenten gelijktijdig vernietigd dan wel overgedragen kunnen worden. Is het informatie die geen aanvulling is op of niet gekoppeld is met het DMS of zaaksysteem, dan dient de selectie volledig binnen deze applicatie plaats te vinden. 

Voor de bewaartermijnen, zoals die in de selectielijsten zijn vastgesteld, kunnen uitzonderingen en tot 2017 afwijkingen gelden. 

Uitzonderingen
De in de vernietigingslijst 1983 genoemde termijnen zijn minimumtermijnen. Vanaf de selectielijst 2012 worden dit de geldende bewaartermijnen genoemd, waarna tot vernietiging moet worden overgegaan. Maar bij alle lijsten kan toepassing worden gegeven aan één van de uitzonderingscriteria.

Bij een uitzondering wordt een zaak of dossier langer bewaard dan de bewaartermijn volgens de selectielijst en eventueel permanent bewaard. Het gaat daarbij altijd om individuele zaken en dossiers. In de selectielijsten zijn een aantal categorieën genoemd van archiefbescheiden die in principe voor vernietiging in aanmerking komen, maar van vernietiging moeten worden uitgezonderd. Zie voor deze uitzonderingsgevallen de verschillende selectielijsten.

Met de lijsten van 1983 en 1996/2012 kon dit ruimer worden toegepast. Zo kan in het kader van het overleg tussen archiefgebruiker en -beheerder rekening gehouden worden met plaatselijke factoren, die tot uitstel en verlenging aanleiding kunnen geven. Gebeurt dit op verzoek van de organisatie, dan moet dit gemotiveerd worden voorgelegd aan de archivaris. Maar ook de archivaris kan, bij de beoordeling van de vernietigingslijst, verzoeken om bepaalde dossiers of zaken (voorlopig) van vernietiging uit te sluiten.

Deze mogelijkheid is in de selectielijsten vanaf 2017 niet meer opgenomen. Concreet betekent dit dat uitstel van vernietiging voor zaken vanaf 2017 niet meer mogelijk is. Zij dienen na afloop van de termijn te worden vernietigd of blijven bewaard op grond van één van de uitzonderingscriteria.

Een uitzonderingscriterium dat in de selectielijsten vanaf 2017 is opgenomen zijn archiefbescheiden die op basis van een lokaal uitgevoerde hotspotmonitor kenmerkend zijn voor een hierin gesignaleerde hotspot. Gemeenten hebben de verplichting tot het vaststellen van hotspots, zaken die in principe voor vernietiging in aanmerking komen, maar vanwege het maatschappelijk belang te bewaren zijn. Voor het vaststellen van hotspots en het gebruik van het instrument de hotspotmonitor, is een afzonderlijke handreiking opgesteld.

Afwijkingen
Afwijkingen op de bewaartermijnen ontstaan doordat door veranderde wetgeving en/of inzichten de in de selectielijst vastgelegde bewaartermijn niet (meer) als juist wordt beschouwd. Afwijkingen hebben betrekking op archiefbescheiden van een bepaalde categorie en gelden vanaf een bepaald tijdstip. Als het gaat om een landelijke afwijking zal de nieuwe bewaartermijn worden vastgelegd in de eerstvolgende (herziening van de) selectielijst.

Met de vernietigingslijst 1983 en de selectielijst 1996/2012 was het mogelijk om ook regionaal en plaatselijk afspraken te maken om af te wijken van de in de selectielijsten vastgestelde termijnen, zogenaamde plaatselijke specificaties. Een dergelijke plaatselijke stukkenlijst moet binnen het kader van de algemene lijst blijven. Hiervoor hoeft niet de formele vaststellingsprocedure worden doorlopen. Wel moet hier de archivaris bij betrokken worden, in bijvoorbeeld het Strategisch Informatieoverleg.

Met de vaststelling van de selectielijst 2017 en zijn opvolgers is de mogelijkheid om lokaal of regionaal voor bepaalde categorieën archiefbescheiden een afwijkende bewaartermijn te hanteren, komen te vervallen. Afwijken van de selectielijst is alleen mogelijk voor bovengenoemde uitzonderingen of door veranderende wetgeving.