Machtiging tot vernietiging

Landelijke wet- en regelgeving
De wettelijke basis van vernietiging vinden we in artikel 3 van de Archiefwet 1995: ‘De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.’ Om de vernietiging te kunnen uitvoeren is de zorgdrager op grond van artikel 5 van diezelfde wet verplicht selectielijsten op te stellen waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen (zie hiervoor de Handreiking waardering en selectie).

Hieruit vloeit voort dat het overheidsorgaan verplicht is om de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen. Dit geldt ook voor de metagegevens die op dossier-, zaak- en documentniveau zijn opgenomen in het zaak en het documentmanagementsysteem, voor metagegevens en procesinformatie in taakspecifieke applicaties en voor kopieën en back-ups.

Het overheidsorgaan is verplicht om conform artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 een verklaring van de vernietiging op te stellen die ten minste een specificatie bevat van de vernietigde archiefbescheiden (vernietigingslijst) en de grond en wijze van vernietiging. Het doel van de vernietigingslijst is dat aan de hand daarvan bewezen kan worden dat informatie vernietigd is.

Lokale regelgeving
Naast de landelijke wet- en regelgeveling is ook de lokale regelgeving van kracht. In de gemeentelijke Archiefverordening en het Beheerregeling informatiebeheer zijn afspraken vastgelegd ten aanzien van het archief- en informatiebeheer en de vernietiging van archiefbescheiden. In artikel 2 van de model Archiefverordening bepaald dat het college van burgemeester en wethouders onder andere zorgdragen voor het vernietigen van archiefbescheiden. Volgens artikel 9 van de model Beheerregeling informatiebeheer stelt het hoofd van het organisatieonderdeel een vernietigingslijst op alvorens tot vernietiging over te gaan. Ingevolge het 3e lid van dit artikel behoeft deze lijst de goedkeuring van de archivaris die dan tevens geldt als machtiging tot vernietiging.

Voor de identificatie van een deel van de dossiers is het subject (persoon of organisatie) van belang. Denk hierbij aan vergunningen en subsidies, maar ook aan persoonsdossiers van cliënten of personeelsleden. Uitgangspunt moet zijn dat alleen persoonsgegevens in de metagegevens worden vastgelegd als die noodzakelijk zijn voor de duiding van de zaak/het dossier.

Als een dossier of zaak betrekking heeft op een persoon (een zogenaamd persoonsdossier) vereist dit de nodige zorgvuldigheid. Denk hierbij aan dossiers van cliënten en personeelsleden, maar ook aan zaken die de bevolkingsregistratie of burgerlijke stand betreft. Bij deze dossiers en zaken is het van belang dat uit de gegevens van de persoon onomstotelijk vaststaat dat het om die betreffende persoon gaat. Dit kan door vermelding van voorletters, volledige of eigen achternaam en de geboortedatum.

Verklaringen van vernietiging en de daarbij behorende vernietigingslijsten zijn te bewaren documenten. Na overbrenging zijn ze in principe dan ook openbaar. Om die reden moet aandacht worden besteed aan de vermelding van persoonsgegevens op vernietigingslijsten. Voor vernietigingslijsten met daarop persoonsdossiers zijn er de volgende opties: 

1. De persoonsgegevens worden in een afzonderlijke kolom gezet. Van de vernietigingslijst kunnen dan twee versies worden gemaakt. Een versie met persoonsgegevens waarop een openbaarheidsbeperking kan worden gelegd bij overbrenging. De tweede versie, zonder de persoonsgegevens, is wel openbaar.
2. De persoonsdossiers worden op een afzonderlijke bijlage vermeld; op de hoofdlijst kan dan worden volstaan met een verzamelomschrijving met een verwijzing naar de bijlage. Op deze afzonderlijke bijlage wordt dan een openbaarheidsbeperking gelegd bij overbrenging.
3. De persoonsdossiers worden als afzonderlijke vernietigingslijst aangeboden. Ook op deze lijst kan dan een openbaarheidsbeperking worden gelegd.
4. Voer (op een kopie van de vernietigingslijst) anonimisering uit. Deze kan dan voor de openbaarmaking worden gebruikt. Het origineel bevat wel alle persoonsgegevens.

Opstellen vernietigingslijst
Het initiatief voor het vernietigen van archiefbescheiden ligt bij het hoofd van het organisatieonderdeel, de beheerder: de persoon die verantwoordelijk is voor het archief- en informatiebeheer. In de praktijk is de uitvoering van deze taak gemandateerd aan één of meerdere medewerkers. De beheerder stelt de vernietigingslijst op, controleert de lijst en stemt deze vervolgens af met de proceseigenaren uit de organisatie. 

Voorwaarden aan vernietigingslijst
De lijst moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

• De vernietigingslijst is logisch geordend op basis van een ordeningsstructuur.
• Het gebruik van specifieke afkortingen is beperkt, behalve de meest gangbare (bijv. btw, enz.).
• In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het aantal persoonsgegevens op de vernietigingslijst tot een minimum beperkt.
• De vernietigingslijst is in een Excel- of CSV-formaat opgemaakt.

Verzamelomschrijvingen
In principe moet elk individueel (zaak)dossier op de vernietigingslijst worden vermeld. Dat geldt voor zowel analoge als digitale dossiers. Hier kan in ieder geval van worden afgeweken als het gaat om persoonsdossiers (zie hoofdstuk 3, punt 2). 

Bij digitale zaakdossiers is de mogelijkheid tot gebruik van verzamelomschrijvingen ruimer. Lijsten met vernietigbare digitale zaakdossiers bevatten vaak series van een zelfde zaaktype met telkens een gelijkluidende omschrijving en eenzelfde resultaat. Om te voorkomen dat vernietigingslijsten door deze series tot een enorme omvang leiden, kan in een aantal gevallen verzamelomschrijvingen worden gebruikt. Daarvoor moeten series minimaal aan de volgende punten voldoen: 

• Het betreffen zaakdossiers van routinematige processen. 
• De zaakdossiers hebben een zelfde omschrijving met alleen variabelen in naam, locatie of tijd. 
• De resultaten van de zaakdossiers zijn identiek (en daarmee de grondslag en bewaartermijn). 
• Op de zaakdossiers zijn de selectielijsten van 2017 of later van toepassing. 
• Voor deze zaken geldt een bewaartermijn van maximaal zeven jaar. 

Voorbeelden van zaakdossiers zijn evenementenmeldingen, verhuizingen, kwijtscheldingen belastingen, bezwaarschriften parkeerbelastingen. 

Bij verzamelomschrijvingen van digitale zaakdossiers is het niet nodig om de individuele zaakdossiers als een bijlage bij de lijst te voegen. Wel moet in de lijst duidelijk blijken dat het om een verzamelomschrijving gaat door de toevoeging van het begrip ‘Verzamelomschrijving’ en de vermelding van het aantal individuele zaakdossiers. Bijvoorbeeld: Verhuizingen 2023 (Verzamelomschrijving – 54 zaakdossiers). 

Elementen van een vernietigingslijst 
De lijst moet minimaal de volgende elementen bevatten:

• Identificatienummer: elk dossier of elke zaak is voorzien van een zaak- of dossiercode. Ken ook een een indentificatie toe als het gaat om een verzamelomschrijving.
• Classificatie: afkomstig uit de Basisarchiefcode (BAC) en/of de gehanteerde zaaktypecatalogus (ZTC); de classificatie vanuit de ZTC bestaat uit in ieder geval de zaaktypeomschrijving, deze is onlosmakelijk verbonden met de zaakomschrijving.
• Dossier-, zaak- of verzamelomschrijvingen: deze moeten voldoende duidelijk maken waarop de inhoud van de zaak of het dossier betrekking heeft. De omschrijving bestaat uit een aantal subelementen:
  - Handeling
  - Resultaat
  - Object
  - Subject
  Het object en subject zullen niet bij alle dossiers aanwezig zijn. Bij zaakdossiers vanuit een zaaksysteem kunnen dit ook allemaal afzonderlijke elementen zijn.
• Periode: het openingsjaar en het sluitingsjaar. Dit kunnen ook twee losse elementen zijn.
• Vindplaats: dit is alleen van toepassing op analoge dossiers. In het geval van een gecombineerde lijst kan, als het een digitaal dossier of zaak betreft, de aanduiding ‘digitaal’ worden vermeld.
• Vernietigingsjaar.
• Bewaartermijn: afkomstig uit de geldende selectielijst, aangevuld met de eventuele procestermijn.
• Grondslag: de categorie of het resultaat uit de geldende selectielijst.
• Selectielijst: de verkorte naam van de geldende selectielijst, bijv. selectielijst 1996.

Enkele aandachtspunten
Enkele aandachtspunten en tips bij het vervaardigen van een vernietigingslijst:

• Als een (zaak)dossier betrekking heeft op een proces in een andere applicatie kan het zinvol zijn om bijvoorbeeld het identificatienummer van dit proces in de lijst op te nemen. Dit kan dan gebruikt worden om ook de informatie uit de andere applicatie te vernietigen.
• Zorg voor onderlinge afstemming met de zaakeigenaren zodat er geen wijzigingen meer in de registraties van de te vernietigen archiefbescheiden worden doorgevoerd.
• Betrek functioneel beheer erbij; deze kan geautomatiseerd de vernietigingslijst opmaken vanuit het DMS (of andere applicatie) en exporteren naar een Excel of CSV-formaat.
• Controleer of de dossiers terecht op de vernietigingslijst staan en of alle elementen uit de vernietigingslijst correct zijn ingevuld. Daar waar dit niet het geval is, pas of vul dit aan.
• Voer een controle uit op de aanwezigheid van de analoge dossiers. Dossiers die niet aanwezig zijn mogen niet op de vernietigingslijst staan.
• Als er dossiers op de vernietigingslijst staan die langer of blijvend bewaard moeten worden, pas dit dan meteen aan in het DMS (of andere applicatie).

Verzoek machtiging
Alvorens over te gaan tot daadwerkelijke vernietiging verzoekt de beheerder de archivaris tot het verlenen van een machtiging. Deze aanvraag van een machtiging tot vernietiging bevat minimaal de volgende onderdelen:

• De naam van het archief.
• De titel van de lijst (of bij meerdere lijsten het aantal en de titels).
• De naam van de applicatie waarin de archiefbescheiden worden opgeslagen (per lijst).

Optioneel kan van het archief het aggregatieniveau worden vermeld (serie, reeks, blok, dossier- en/of documentniveau).

De aanvraag en de vernietigingslijst(en) moeten digitaal worden aangeleverd.

In het geval de wetgeving expliciet opdraagt om te vernietigen, is een machtiging van de archivaris niet nodig. Op dit moment geldt dat voor vernietiging op grond van het Besluit Burgerlijke Stand 1994, de Kieswet en de Wet tijdelijk huisverbod. De betreffende artikelen zijn als bijlage 1 opgenomen. Wel moet in al deze gevallen een proces-verbaal of verklaring van vernietiging worden opgesteld. Als de wetgeving spreekt over een bewaartermijn, is een machtiging van de archivaris wel noodzakelijk.

Als vanuit de proceseigenaren een gemotiveerd verzoek is ontvangen om voor bepaalde dossiers, zaken of documenten een afwijkende bewaartermijn te hanteren, dan wordt deze, voorzien van het commentaar van de beheerder, apart toegevoegd. Dit is overigens alleen mogelijk voor dossiers die op grond van de Vernietigingslijst 1983 of de Selectielijst 1996 vernietigd mogen worden. Vanaf de Selectielijst 2017 is het afwijken van de bewaartermijnen niet meer toegestaan (zie ook Handreiking waardering en selectie, paragraaf uitzonderingen). 

Beoordeling verzoek
Het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) beoordeelt het verzoek om een machtiging op basis van de ingediende vernietigingslijst. Daarbij controleert het SNWV of het verzoek en de vernietigingslijst minimaal voldoet aan de voorwaarden en de elementen bevat, zoals die hierboven genoemd zijn.

Er kan door het SNWV een steekproef worden uitgevoerd op de vernietigingslijsten. Dit geldt ook voor de individuele zaakdossiers die met een verzamelomschrijving op de lijst staan (zie hierboven: verzamelomschrijvingen). 

Als er opmerkingen zijn vanuit het SNWV met betrekking tot de vernietigingslijst moeten deze door de beheerder in de lijst worden verwerkt. Als voor een zaak of dossier een ander vernietigingsjaar geldt of permanent bewaard moet worden, worden de wijzigingen ook doorgevoerd in het documentmanagementsysteem (of een andere applicatie). 

Verlenen machtiging 
Is de vernietigingslijst goedgekeurd dan verstrekt de archivaris een machtiging tot vernietiging aan de beheerder voor de in aanmerking komende archiefbescheiden. De vernietigingslijst, voorzien van datum en nummer van de machtiging, vormt met de getekende machtiging één onlosmakelijk geheel.

Daadwerkelijke vernietiging
De hiervoor in aanmerking komende archiefbescheiden worden daadwerkelijk vernietigd door de persoon of organisatie die hiertoe is gemachtigd. Analoge archiefbescheiden worden daartoe aangeboden aan gecertificeerd bedrijf. De registraties van de te vernietigen zaken/dossiers dienen ook uit het documentmanagementsysteem (of een andere applicatie) verwijderd te worden. Ook digitale archiefbescheiden moeten uit de betreffende systemen verwijderd. Afhankelijk van de autorisaties en de mogelijkheden gebeurt door een applicatiebeheerder, een ICT-medewerker of door de leverancier.

Voor beide, analoge en digitale vernietiging, geldt dat op geen enkele wijze de gegevens of informatie meer gereproduceerd kunnen worden. 

Verklaring van vernietiging
Wanneer de daadwerkelijke vernietiging heeft plaatsgevonden moet de beheerder een verklaring van vernietiging opstellen waaraan de vernietigingslijst en de machtiging zijn toegevoegd. Het SNWV heeft een model voor een verklaring van vernietiging opgesteld. Eén exemplaar van deze verklaring wordt digitaal toegezonden aan het SNWV. 

Vernietiging van dossiers en zaken kan al direct aan het begin van het jaar plaatsvinden. Om dat te kunnen realiseren is een goede planning van belang. Houdt daarbij rekening met de tijd die het SNWV nodig heeft om de lijsten te beoordelen de gevraagde machtiging te verlenen. Hoeveel dat is, is afhankelijk van de omvang van het te vernietigen bestand en de kwaliteit van de lijsten. In de periode december t/m april is de tijd hiervoor van het SNWV beperkt vanwege de uit te voeren archiefinspecties.