De zorgdrager c.q. archiefvormer is zelf verantwoordelijk voor het op orde maken van de archieven ten behoeve van de overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Het SNWV zal toetsen of het archief fysiek en inhoudelijk voldoet aan de criteria van goed, geordende en toegankelijke staat en beslist of het archief daadwerkelijk naar de archiefbewaarplaats mag.
Voor het succesvol overbrengen van archieven wil het SNWV graag samenwerken met de archiefvormer. De zorgdrager blijft verantwoordelijk voor de totstandkoming en realisatie van de goede, geordende en toegankelijke staat van archieven voordat zij naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. Het SNWV staat de zorgdrager bij in het overbrengingsproces met advies en monitort het proces totdat het archief in de archiefbewaarplaats staat. Hiermee hoopt het SNWV dat het proces van overbrenging soepel verloopt en er in de eindfase minder snel tegen onaangename verrassingen aangelopen wordt.
Dit proces vereist daarom goede afstemming en planning. Wacht daarom niet te lang met een aanstaande overbrenging en neem vroegtijdig contact op met het SNWV. De ervaring leert dat de bewerking van het archief door een zorgdrager een lange doorlooptijd kan hebben.
In de handreiking overbrenging worden tips gegeven om te komen tot een succesvolle overbrenging. Deze tips kunnen worden gevolgd als richtlijn voor het voorbereiden van de overbrenging. Momenteel wordt nog gewerkt aan de handreiking.