Kwaliteitscontroles

Vanuit de wetgeving zijn de gemeenten verplicht tot het opzetten van een kwaliteitssysteem. Artikel 16 uit de Archiefregeling schrijft voor dat de zorgdrager ervoor zorgt dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. 

In de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) wordt een kwaliteitssysteem gedefinieerd als het geheel aan maatregelen in een organisatie om de product- en proceskwaliteit gericht te beïnvloeden met als doel om het informatiebeheer bij de decentrale overheden structureel te verbeteren, en wel zodanig dat het informatiebeheer op termijn voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. 

Het kwaliteitssysteem wordt gebruikt:  

• om de organisatie te ondersteunen bij het inrichten van het informatiebeheer waaronder de functionele inrichting van de voorzieningen voor digitaal werken;
• om de jaarlijkse beheercyclus te ondersteunen, inclusief de werkwijze voor het informatiebeheerplan;
• als basis voor de periodieke beoordeling van de kwaliteit van het informatiebeheer (interne monitoring en externe archiefinspectie);
• als basis voor de jaarlijkse verantwoording in de gemeentelijke archiefketen richting de gemeenteraad en de provincie. 

Een kwaliteitssysteem is daarmee een hulpmiddel dat gebruik maakt van de vier hoofdactiviteiten in de kwaliteitscirkel van Deming (PDCA-cyclus): 

• Plan: analyseer de bestaande werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast. 
• Do: voer de geplande verbetering uit. 
• Check: meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. 
• Act: stel bij aan de hand van de gevonden resultaten bij Check 

Aangeraden wordt om de PDCA-cyclus voor het informatiebeheer in te bedden in de reguliere planning- en control-cyclus van de organisatie. 

Informatie is essentieel voor de gemeentelijke organisatie, daarom zijn er rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd voor het beheren en verwerken van informatie. Het informatiebeheer is dus niet enkel een zaak van één afdeling, team of individu. Belangrijk is dat de hoofdverantwoordelijkheden goed worden belegd. Deze verantwoordelijkheid voor de betrouwbaarheid van het kwaliteitssysteem als geheel, en voor de controle daarop, ligt uiteindelijk bij het college van burgemeester en wethouders. Het kwaliteitssysteem is verder bedoeld voor iedereen die binnen de organisatie een rol heeft in informatiebeheer. Hier ligt ook direct een grote uitdaging: hoe wordt ervoor gezorgd dat datgene wat in het kwaliteitssysteem is vastgelegd bekend is bij eenieder die er iets mee moet? Vervolgens rest nog de vraag hoe ervoor wordt gezorgd dat die kennis leidt tot het juiste gedrag in de dagelijkse praktijk. 

Vanuit het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) is een lijst met toetsbare kwaliteitseisen2 opgesteld op strategisch en tactisch niveau gebaseerd op wet- en regelgeving en normenkaders. Het is een lijst waar iedere organisatie minimaal aan moet voldoen. Deze kunnen door de organisatie worden aangevuld met eigen eisen, met name op operationeel niveau. Elke eis is enkelvoudig, waaraan wel of niet wordt voldaan. Om dat te weten staan bij elke eis één of meer vragen. Door deze te beantwoorden ontstaat er een beeld of aan de bijbehorende eis wordt voldaan. 

Het kan voorkomen dat er een set van eisen worden geformuleerd over een onderwerp die wellicht ook in en ander kwaliteitssysteem of audit worden genoemd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de eisen met betrekking tot de informatiebeveiliging en de privacy. De genoemde eisen in de lijst van het SNWV kunnen worden beschouwd als een minimale set. Een aantal eisen en eventuele vragen kunnen zijn vastgelegd in het bij dat onderwerp behorende beleid of komen terug in andere kwaliteitssystemen. In die gevallen wordt dan naar dat beleid of die systemen verwezen. 

Na het invullen of en op welke wijze aan de eisen is voldaan, ontstaat er een beeld van de kwaliteit van het informatiebeheer. Op basis daarvan kunnen acties worden geformuleerd en uitgevoerd om die kwaliteit te verbeteren.